HOE KRIJG IK MIJN VVE MEE?

Als eigenaar van een appartement, of als bestuurslid van een VvE heb je andere eigenaars nodig om een besluit te kunnen nemen in de Vergadering van Eigenaars (ALV). Dat is nu eenmaal zo binnen het appartementsrecht.
Maar hoe krijg je de handen op elkaar voor het nemen van energiebesparende maatregelen aan de schil. De vloer, het dak, de gevel en de beglazing (met of zonder) kozijnen zijn meestal gemeenschappelijk en dus een VvE-aangelegenheid.

Van idee naar besluit!

Het begint met een idee. Het idee moet aan de ene kant vorm gegeven in techniek en geld (Inhoud) en aan de andere kant moet het idee landen bij de overige leden van de VvE (Relatie). Dit proces is vorm gegeven in een plaatje en gaat van algemeen naar bijzonder. Dat ziet er als volgt uit:

Inhoud

Alvorens het tot besluitvorming kan komen dient er aan de zijde van de “inhoud” een oriëntatie plaats te vinden op de technische en financiële mogelijkheden. Ook de juridische aspecten moeten in kaart gebracht worden; je moet immers wetenhoeveel stemmen je nodig hebt en hoe je dit proces moet organiseren.

Na deze oriëntatiefase start de fase waarin het concrete plan van aanpak gemaakt wordt. Hier worden techniek, financiën en de juridische aspecten concreet uitgewerkt, zodat ze voorgelegd kunnen worden aan de overige leden van de VvE. Het is goed om je te realiseren dat het hier nog niet gaat om een concrete leverancier of aanbieder.  Om de gesprekken zo zuiver mogelijk te maken is het van belang om de informatie te presenteren los van leveranciers. Concentreer je op de feiten waar het om gaat: de technische aspecten, de financiën: wat kost het, wat brengt het op, wat is het rendement en hoe kan de ingreep gefinancierd worden.

Relatie

Aan de relatie-kant van het proces is het van belang dat anderen enthousiast worden van het idee. Dat kan alleen als het idee gedeeld wordt. Dat betekent koffie drinken met de buren. Het bestuur en commissies betrekken bij het idee. Zorg dat je goede argumenten voor hebt en dat je nagedacht hebt over de argumenten tegen. Knelpunten in deze fase zijn geïnventariseerd in het rapport: Wegnemen van belemmeringen bij het verduurzamen van VvE’s: uitwerking SER-Energieakkoord. We gaan in het vervolg nog op bepaalde knelpunten in. Overtuigen hoort duidelijk bij deze fase. Belangrijk is ook om medebewoners op de hoogte te houden. Dat is ook meteen de volgende fase: “op de hoogte houden”.

Denk na over een nieuwsbrief, mededelingen op het prikbord. Organiseer bijeenkomsten om mensen bij te praten. Deze bijeenkomsten bieden meteen de mogelijkheid om vast te stellen of de bewoners nog voldoende achter het idee staan.

Werk gericht naar besluitvorming toe.

Het advies is ook om besluitvorming getrapt plaats te laten vinden. Daarmee wordt bedoeld dat onderdelen van het besluit tot het nemen van energiebesparende maatregelen en de financiering ervan alsmede de keuze voor offerte van leveranciers apart behandeld kunnen worden. Op die manier loop je niet het risico dat alles in één vergadering gepropt wordt met het risico dat de zaak afketst op onderdelen waarvan iedereen dacht dat ze geen probleem zouden vormen.

Besluitvorming

Uiteindelijk is het hele proces van idee naar besluit ingezet om tijdens de ledenvergadering de handen op elkaar te krijgen, met de juiste meerderheid (en quorum) om het juiste besluit te kunnen nemen.

Ook hier is een goede voorbereiding weer van essentieel belang.

Daarom moet er een goede agenda zijn, die tijdig wordt verspreid. In deze agenda moet duidelijk vermeld staan waarover een besluit gevraagd wordt, zeker als er naast het besluit over de te nemen maatregelen ook over een financiering beslist moet worden. In dat laatste geval moet bijvoorbeeld expliciet aangegeven worden wat deze financiering betekent voor de periodieke bijdragen de komende jaren. Zorg ervoor dat de slagboom open staat (gaat) en de energiebesparende maatregelen uitgevoerd kunnen worden.