Ervaring bestuur incasso- en boeteprocedure



Frank191

Frank191

op August 17, 2020

Beste,

Ik moet als bestuurder een incassoprocedure en ook een boeteprocedure starten. Ik begrijp in grote lijnen wat er moet gebeuren, maar wil zeker geen fouten maken. Ik ben op zoek naar bestuurders die zulke procedures al eens hebben uitgevoerd en hier informatie over willen delen. Ik heb een stappenplan gereed, maar heb nog een aantal vragen en ben nog op zoek naar de juiste tekst om in de brieven en notulen neer te schrijven.

Zijn hier leden die mij kunnen helpen?

Alvast bedankt.

Paul

Paul

op August 18, 2020

zou zeggen stel je vragen eens.

Frank191

Frank191

op August 18, 2020

Beste Paul, alvast bedankt voor de reactie.

Hieronder het stappenplan dat ik heb bedacht, ik heb me hier ook bij de juristen van Eigen Belang over geïnformeerd. Kloppen de stappen en de teksten die, wanneer er besluiten zijn genomen, correct zijn om in de notulen te worden opgenomen? Heeft u zulke procedures al eens moeten uitvoeren? Zijn er valkuilen, tips, ...?

Incassoprocedure:

Vergadering uitschrijven, leden informeren en een mandaat opstellen om het bestuur de incasso te starten. Stemming organiseren om hier een besluit over te nemen.

Tekst notulen:

Agendapunt: incassoprocedure achterstallige schuld meneer X.

Toestemming aan de bestuurder, om in geval van achterstand, een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen om achterstallige bijdragen te innen. De bijdrage dient iedere eerste van de maand op de rekening van de VvE te zijn bijgeschreven. Is dit niet het geval dan wordt na 30 dagen een aanmaning verzonden. Na twee maandelijkse achterstallige bijdragen wordt een aangetekende aanmaning gestuurd. Na drie maanden achterstand wordt een incassobureau of gerechtsdeurwaarder ingeschakeld.

Indien vergadering hiermee instemt, incassoprocedure starten, uit handen geven aan Eigen Belang met de nodige documenten. Is dit dan ok?
 

Boeteprocedure:

Overtreding meneer Y: Tegenstrijdig gebruik privé-gedeelte ten opzichte van de in de akte van splitsing opgenomen bestemming (berging wordt als woonst permanent verhuurd)

Tijdens dezelfde vergadering stemming organiseren om boeteregeling op te nemen, zonder dat dit in het huishoudelijk reglement wordt opgenomen, en bestuur procesvolmacht geven.

Tekst notulen:

Agendapunt: situatie bergingen, tegenstrijdig gebruik

De vergadering wil stappen ondernemen om dit te stoppen.

Conform artikel artikel 17 lid 4 van het toepasselijke modelreglement, hierna te noemen: “MR”, is het bestuur bevoegd, nadat de overtreder eenmaal – schriftelijk – door het bestuur is gewaarschuwd, om de volgende maximale boetes voor zodanige overtredingen of niet-nakoming op te leggen:

  • een boete van EUR 2500,- Tegenstrijdig gebruik privé-gedeelte ten opzichte van de in de akte van splitsing opgenomen bestemming, zoals dit volgt uit artikel 17 lid 4 MR;

Conform artikel 29 lid 2 MR machtigt de vergadering – doorlopend – het bestuur om na verzending van één waarschuwingsbrief, zoals bedoeld in artikel 29 lid 1 MR, vorderingen uit hoofde van door het bestuur opgelegde boetes ter incasso aan een door het bestuur aan te wijzen advocaat, gerechtsdeurwaarder of incassobureau over te dragen en die buitengerechtelijke en gerechtelijke stappen ter incasso van die vorderingen en boetes te zetten, die het bestuur naar zijn oordeel nodig acht, voorts om namens de VvE in rechte te verschijnen en tenslotte al datgene te doen, wat rechtens noodzakelijk is, waaronder het verstrekken van inlichtingen en het beproeven en het zo nodig tot stand brengen van een minnelijke regeling. De kosten voor deze (gerechtelijke) procedure worden betaald door de Vereniging van Eigenaars en worden zoveel mogelijk op de overtreder verhaald.”

Indien de vergadering hiermee instemt, eerst een waarschuwingsbrief sturen, indien hier niet wordt op ingegaan, boete opleggen. Indien boete niet wordt betaald, incasso starten. Wanneer de eigenaar dan toch nog de ruimte tegenstrijdig blijft gebruiken, dan zaak starten via de civiele kamer.

Alvast bedankt.

Paul

Paul

op August 19, 2020

Tekst notulen:

Agendapunt: incassoprocedure achterstallige schuld meneer X.

DE VERGADERING GEEFT Toestemming aan HET BESTUUR, om in geval van achterstand VAN BETALINGEN, een  gerechtsdeurwaarder in te schakelen om DEZE achterstallige bijdragen te innen. De bijdrage dient iedere eerste van de maand op de rekening van de VvE te zijn bijgeschreven. Is dit niet het geval dan wordt na 14 dagen een  BRIEF  verzonden OM DE SCHULDENAAR TE MANEN DE ACHTERSTALLIGE BETALING ALSNOG TE VOLDOEN BINNEN 14 DAGEN NA DAGTEKENING.

Een gerechtsdeurwaarder kan eventueel een gerechterlijke procedure starten een incassobureau kan dit vaak niet....

wil je in boetelijst gaan gebruiken dan geld deze niet in bestaande gevallen, bovendien moet deze in het HR opgenomen worden, in het geval van wonen in de berging heb je al een tool, bestemming is geen wonen dus vraag toestemming aan de vergadering hier een procedure op te starten bij de rechtbank, geef de eigenaar nog wel een kans, aangetekend schrijven, om de situatie binnen 14 dagen te beeindigen....Hier heb je dus ook toestemming van de vergadering voor nodig, zorg dus dat je deze ook krijgt....

voorbeeldbrief.... wacht geen 3 maanden met opstarten procedure, iedereen weet dat ie betalen moet immers....

 

(naam VvE)

(Adres VvE)

(Postcode / plaats VvE)

 

 

 

BETALINGSHERINNERING

(Naam debiteur)

(Adres debiteur)

(Postcode / plaats debiteur)

 

 

Betreft: betalingsachterstand maandelijkse VvE bijdragen

 

 

(Plaatsnaam), (datum)

 

Geachte heer/mevrouw,

 

Uit de administratie van de VvE is gebleken dat u uw bijdragen aan nog niet volledig heeft voldaan. Uw betalingsachterstand bedraagt op (datum)(bedrag).

 

U bent verplicht uw maandelijkse bijdrage op of voor de eerste dag van elke maand op rekening (rekeningnummer) t.n.v. VvE (naam VvE) te voldoen.

 

U wordt verzocht het hiervoor genoemde bedrag binnen 14 dagen na dagtekening van deze herinnering over te maken op de rekening van de VvE.

 

Mocht u al betaald hebben, dan verzoeken wij u deze herinnering als niet verzonden te beschouwen.

 

Met vriendelijke groet,

 

 

(uw naam)

(evt. uw functie)

Frank191

Frank191

op August 19, 2020

Bedankt Paul, duidelijk. Alleen, bedoel je dat je een boetelijst niet kan gebruiken, omdat de overtreding al aan het gebeuren is vóór de boetelijst is opgenomen?

Via juridische informatie weet ik dat je de boetelijst kan toepassen via de notulen, hoeft niet in het HR te worden opgenomen, als een soort van snellere procedure.

Paul

Paul

op August 20, 2020

als een zaak al loopt kun je niet achteraf een boete daarvoor opstellen, dat had voor die tijd gemoeten....

 

Je kunt natuurlijk wel de huurder de toegang tot het gebouw ontzeggen via de vergadering uiteraard, elke stap die je neemt moet goedgekeurd zijn, de vergadering heeft het laatste woord voor het bestuur ook maar welke aktie dan ook kan nemen....

 

Huurder kun je, na het vergaderbesluit hiertoe, informeren dat de ruimte die hij bewoont de bestemming "berging/garage of wat ook heeft en dus niet bewoont mag worden, je kunt hem dan ook sommeren om per direct de ruimte te verlaten, een brief met dezelfde strekking stuur je naar de eigenaar, verwijs in deze brief naar het reglement waarin dit bepaald is en naar de splitsingsakte waarin de ruimte benoemd is als "garage/berging enz"....

 

doe dit 2x, geef hem eerst 14 dagen de tijd, geef hem in de 2de brief nogmaals 14 dagen om de ruimte te verlaten en de eigenaar om de huurder te verwijderen....

 

daarna pas start je een procedure op bij de rechtbank, neem wel een jurist in de arm gespecialiseerd in vve recht....

Frank191

Frank191

op August 20, 2020

Je kan wel een boete opleggen voor een overtreding die al heeft plaatsgevonden hoor. Heb met een jurist gebeld. Je kan online ook info vinden, bvb: https://www.wooninfo.nl/vraagbaak/vve/overtreding/

Bob

Bob

op August 20, 2020

Correct, maar met de incasso gaan jullie samen direct al de fout in.

Uit de aangehaalde artikelen maak ik op dat MR1992 van kracht is. Dan kan je niet stellen dat de voorschotbijdrage de eerste van de maand op de rekening moet staan. Pas op de eerste van de volgende maand is wanbetaler in verzuim.


Beginnend brandje in de VvE? Wacht niet te lang met blussen!
Paul

Paul

op August 20, 2020

uiteraard kan je pas een boete opleggen die heeft plaatsgevonden, je kunt echter niet een boete in gaan voeren op dit soort van overtredingen en deze dan gaan opleggen op een overtreding die reeds plaatsgevonden heeft, dat is een klein verschil maar wel een die telt....

 

er komt een boete voor het niet mogen bellen op de fiets, weet je wat, laten we iedereen een boete geven die voor de invoering van deze boete dit al gedaan heeft!

 

 

Frank191

Frank191

op August 20, 2020

Ok Bob bedankt.

Paul, we gaan die boete niet op dit moment opleggen. We gaan eerst vergaderen om de boeteregeling op te nemen. De overtreding zal daarna nog plaatsvinden (de eigenaar komt nooit opdagen en communiceert niet), dus kunnen we dan de boete toch wel opleggen? Uiteraard eerst waarschuwen, procedure volgen.