Goedkeuring notulen/verslag van de Algemene Leden Vergadering

secretaris kan deze opmerkingen meenemen naar de volgende jaarvergadering, ook kan ie ze samenvatten en naar de leden toesturen met een mail binnen 14 dagen na de eerste toezending...

ook kan er besloten worden om dit alles niet eerder dan de volgende vergadering vast te stellen, als j reageert zal er commentaar blijven terwijl de vergadering daar de aangewezen plek voor is...

A. Moggré zei:

Het verslag van de (meestal) jaarlijkse ledenvergadering wordt door de ALV volgens de regels goed- of afgekeurd in de volgende (jaarlijkse) Algemene Leden Vergadering. 

Met de snelheid van het internet is in die regelgeving niet voorzien. De secretaris die de notulen (of verslag) daags na de Algemene Leden Vergadering aan alle leden toezend via de mail, die kan direct kritiek van de leden verwachten. Wachten tot volgend jaar is er dan niet meer bij, zeker niet als diverse leden hun visie als antwoord naar alle leden het web op schieten. Opvallend daarbij is dat leden die in de vergadering gebukt gaan onder een zekere spreekangst in de groep, achter het eigen toetsenbord geen remmingen hebben.

Hoe kun je dit probleem vatten in een nieuwe regelgeving?

Beste mw/heer Moggré,

Een uiterst vervelende situatie, zoals u die schetst. Tegelijk denk ik dat het niet in regelgeving te ondervangen is. Na ontvangst van de schriftelijke notulen kan er ook onrust over de juistheid van de inhoud onstaan. Deze wordt dan al of niet gedeeld in de 'wandelgangen.' En ja, het klopt dat het via de digitale weg makkelijker wordt gemaakt, direct je ongenoegen uit te spreken. Helaas, niet altijd even genuanceerd. Toch heeft een ieder het recht zich te uiten. Mensen, dit via regelgeving te verbieden, lijkt me niet wenselijk en zelfs niet geoorloofd.

Wat u wel zou kunnen doen.....bij het aanbieden van het verslag, wat u, zo vermoed ik per mail met bijlage doet.....direct duidelijk maken dat het verslag ter goedkeuring op de agenda wordt geplaatst van de volgende vergadering. Dat het niet de bedoeling is daar op voorruit te lopen. En vragen c.q. opmerkingen n.a.v. het veslag niet eerder door het bestuur worden behandeld/beantwoord dan op die geplande, volgende vergadering. ( met datum )

Dat zou dan inhouden dat er ook geen reacties meer komen vanuit het secretariaat/bestuur op inhoudelijke kritiek op het verslag. Je kunt dan, indien nodig, terug verwijzen naar je melding, eerder. Vanzelfsprekend dient er wel ruimte te blijven voor vragen/adviezen/visies enz. die tussentijds worden aangeboden door de leden aan het bestuur. Die kunnen immers ook voortkomen uit betrokkenheid.

Wees consequent en wacht netjes tot de volgende vergadering om de notulen te bespreken en te kunnen vaststellen. Sta boven het ' geschiet ' onderling.

Succes.

Onze VvE bestaat uit 66 appartementen. Wij hebben een beheerder die o.a. de notulen verzorgt. Dit is jaren goed gegaan met de bestuurders. Alle op- en aanmerkingen vanuit de vergadering werden altijd netjes vermeld met naam en toenaam. Op dit nieuwe bestuur was afgelopen jaar nogal commentaar daar ze offertes hadden getekend van 47.000,-- euro zonder toestemming van de vergadering.  Hierop is gereageerd met afkeuring vanuit de zaal. Deze reacties zijn In de notulenin in zijn geheel niet terug te vinden. Ik heb de notulist (beheerder) gevraagd of hij dit vergeten was maar dat was niet zo, het bestuur wilde niet dat dit in de notulen kwam te staan zei hij. Volgens mij hoort de notulist zijn notulen te presenteren en iedereen, dus ook het bestuur mag op de volgende vergadering reageren en niet vooraf censureren. het bestuur staat namelijk niet boven de vergadering maar is in deze gelijkwaardig.

Dus volgens mij is het bestuur in overtreding en de notulist had gewoon zijn werk moeten doen, hij wordt namelijk door de hele VvE betaalt, en niet alleen door het bestuur. 

Op de vergadering waar de notulen worden goedgekeurd de aantekening maken van datgene wat niet genotuleerd is. Onder die voorwaarden kan de vergadering alsnog instemmen met de notulen

met vriendelijke groet H.J. Van der Werf [ Sjors van de Persil]