Online administratie systeem VvE - Wie mag wat zien?

Rob

Rob

op February 7, 2016

Naar aanleiding van een ander topic op dit forum borrelt er bij mij een andere vraag naar boven over het online adminstratie systeem.
Vrijwel overal waar een dergelijk online administratie systeem wordt toegepast hebben bestuursleden en leden van de kascommissie een grotere mate van toegang.
Kan iemand mij uitleggen waarom?

Het mag bekend zijn dat ieder lid van een VvE inzage kan verlangen in de administratie.
Dat recht is geenszins uitsluitend voorbehouden aan bestuurs- en kascommissieleden.
Bestuurs- en kascommissieleden hebben inderdaad eigen bevoegdheden en taken, maar daar valt het inzagerecht in ieder geval niet onder.

Wanneer een beheerder besluit om de administratie online toegankelijk te maken zie ik geen enkele (juridische) reden om met betrekking tot de inzage in die online administratie onderscheid te maken tussen welk lid van de VvE dan ook.
Is het terecht dat een enkel lid een grotere inzage krijgt alleen om het feit dat hij of zij een vinger opsteekt in een vergadering om bestuurs- of kascommissielid te worden?
Is het terecht dat een lid welke misschien de capaciteiten niet heeft, nooit gekozen wordt of andere redenen heeft een dergelijke functie niet te gaan vervullen minder inzage krijgt in de online administratie?
Naar mijn idee niet !


Rancune is een giftig kwaad
Rob

Rob

op February 7, 2016

Hoi Billy,

Joedse schreef in zijn topic "Onze vastgoedbeheerder is overgestapt op een softwarepakket dat een module heeft waar leden toegang krijgen tot bepaalde delen van de administratie, daarnaast hebben bestuursleden en kascomissie leden tot een grotere mate toegang tot het systeem."
Kennelijk maakt men daar dus onderscheid in leden met en zonder functies.
Omdat ik dat al vaker ben tegengekomen leek het me eigenlijk wel tijd voor een discussie hierover!

Verder is mijn eigen ervaring met bv. twinq dat ook daar een onderscheid wordt gemaakt en bepaalde details niet zichtbaar zijn, zoals bijvoorbeeld van de saldo overzichten balans- en resultaatrekeningen of de debiteurenadministratie.

Mvg, Rob
 


Rancune is een giftig kwaad
Rob

Rob

op February 8, 2016


Hoi Billy,

Wanneer ik op een willekeurig vergrootglasje druk in de saldo-overzichten balans- en resultaatrekeningen krijg ik hier toch echt de melding "ORA-20021: U bent niet ge-autoriseerd voor deze pagina" te zien !

Je schreef verder "De debiteurenadministratie inderdaad niet, maar deze optie is er wel.
 Wellicht is dit een instelling die aan de beheerderskant kan worden gewijzigd.
 Ik kan me wel voorstellen dat hier voorzichtig mee wordt omgegaan, en dat dit alleen op aanvraag beschikbaar is.
"

Hier ben ik het gedeeltelijk met je eens.
Uiteraard dient de beheerder voorzichtig met de debiteurenadministratie om te gaan.
Maar die verantwoordelijkheid legt naar mijn idee ook bij elk lid die kennis neemt van dergelijke zaken.
Van ieder individueel lid van de VvE mag verwacht worden dat hij verantwoordelijk omgaat met de informatie die hem of haar toekomt.
Het is bijvoorbeeld in het geval van eventuele betalingsachterstanden niet de bedoeling dat leden elkaar daarover, buiten de ledenvergadering om, onderling gaan aanspreken. De incasso van de gelden blijft uiteraard gewoon een taak van het bestuur of de door de ALV aangestelde beheerder.
Wanneer blijkt dat er leden zijn die niet verantwoordelijk met de informatie (kunnen) omgaan zal dat lid daarop aangesproken moeten worden.

Daarnaast moet ik ook opmerken dat in alle jaren dat ik zelf bestuurslid was (toen bestond twinq overigens pas aan het einde van die periode ;)) er slechts zéér incidenteel van de mogelijkheid om de administatie in te zien gebruik is gemaakt.
En ik denk dat dat in het algemeen nog steeds zo is.
Ik hecht echter wel veel waarde aan de grootst mogelijke vorm van transparantie binnen de VvE en vindt dat voor de leden die wel graag inzicht willen hebben die mogelijkheid gewoon zonder problemen aanwezig moet zijn.
Een online platform is wat dat betreft een ideaal systeem om dat voor elkaar te krijgen.

Maar, als men besluit om de debiteurenadministratie alleen op aanvraag beschikbaar te stellen zou ik daar ook geen problemen mee hebben als leden dat dan wel zonder enige moeite voor elkaar kan krijgen.
Helaas blijkt regelmatig dat besturen en beheerders het privacy-argument "misbruiken" om deze gegevens toch niet aan verzoekende leden beschikbaar te stellen.

".... - Een bestuurslid die de factuurcontrole verzorgt krijgt per factuur een mail met de vraag om deze accorderen. Deze kan dan inloggen en accordeert de factuur (of niet). Dit is een stukje 'inzage' dat leden niet hebben, die zien de facturen pas als ze betaald zijn.

Dat is inderdaad een bevoegdheid van bestuurleden waar andere leden niets mee van doen hebben!
Waarbij ik nog wel wil opmerken dat facturen ook achteraf nergens zichtbaar zijn ! ( hier tenminste niet ;) )

- Kascommissieleden hebben een extra menu-optie waarin de kascontrole digitaal gedaan kan worden."

Dat is inderdaad een bevoegdheid van kascommissieleden waar andere leden niets mee van doen hebben!

"...Naast Twinq heb ik een demo geprobeerd van een andere aanbieder, maar aangezien je in de demo niet als bestuurder in kan loggen, weet ik het verschil daar niet."

Wellicht zijn er nog andere forumbezoekers die daar informatie over hebben !?


Rancune is een giftig kwaad
Rob

Rob

op February 9, 2016

Billy zei:

Hoi Rob,

Ik denk dat de autorisatie dan een ook een instelling is die de beheerder en/of bestuurder kan wijzigen.

We zijn het helemaal met elkaar eens verder. Helaas leert de ervaring dat niet alle leden in VvE's beschaafde mensen zijn, en dit soort toch wel gevoelige informatie (kunnen) gaan misbruiken.

Wel vind ik het raar dat ook achteraf de facturen niet te zien zijn. Dit hoort naar mijn mening niet zo te zijn.



Hoi Billy,

"...Ik denk dat de autorisatie dan een ook een instelling is die de beheerder en/of bestuurder kan wijzigen."

Dat denk ik inderdaad ook, en vraag me dan direct af waarom deze, naar mijn idee foute keuze wordt gemaakt.
Is het niet bijzonder vreemd dat wanneer de ALV (als enige bevoegde) besluit om de administratie aan een beheerder op te dragen, deze beheerder op welke wijze dan ook een beperking invoert t.a.v. die administratie?

Misschien dat een meelezende beheerder daar iets over kan zeggen ?

"....Helaas leert de ervaring dat niet alle leden in VvE's beschaafde mensen zijn, en dit soort toch wel gevoelige informatie (kunnen) gaan misbruiken."

Helemaal mee eens, en daar moet je ook zeer zeker tegen optreden!
Maar ook de minder beschaafde mensen hebben wél gewoon recht om inzage in de administratie te verlangen.
Ik ben het niet eens wanneer om die reden algemene beperkingen worden opgelegd in een online administratie.


Rancune is een giftig kwaad
somevve

somevve

op February 9, 2016

Hoewel ik het ermee eens ben dat elk lid in de financiele stukken moet kunnen kijken denk ik wel dat het nuttig is om jezelf de vraag te stellen: "Welke rechten hebben leden die niet een (bestuurlijke) functie bekleden in de VvE?". 

Ik zou bijvoorbeeld geen ledenlijst willen delen met onbevoegden, gewone leden hebben niks te maken met mijn NAW gegevens of die van andere bewoners. Financiele stukken (facturen, etc) moeten wel inzichtelijk zijn voor controle van het bestuur/kascommissie. Zelf ben ik werkzaam in een branch waarbij het standaard is dat je uitgaat van het "Principle of least privilege". Als je het niet hoeft in te zien heb je ook geen rechten om het in te zien. Ik denk dat het ook zo moet werken binnen een VvE (of een vereniging). De vraag is dus, wat deel je en met wie deel je dat? Welke informatie bevat privacy en moet dus niet zomaar opvraagbaar zijn en welke informatie kan je vrij delen met leden en welk informatie deel je met de derden. En laat je leden NDA (non-disclosure agreements) tekenen als zij omgaan met prive-informatie van leden?

Leuk vraagstuk! :)

Rob

Rob

op February 9, 2016

Hoi Somevve,

Je schreef "Welke rechten hebben leden die niet een (bestuurlijke) functie bekleden in de VvE?"

Die vraag is wat mij betreft niet moeilijk te beantwoorden.
Ik zie nergens een aanwijzing of aanleiding waarom leden die een (bestuurlijke) functie uitoefenen binnen een VvE meer rechten zouden (moeten) hebben dan overige leden.
Als je gezamenlijk eigenaar van iets bent heb je gewoon allemaal dezelfde rechten en plichten.
Bestuursleden hebben hooguit wat extra (al zij het zeer beperkt) bevoegdheden en taken.

"....Ik zou bijvoorbeeld geen ledenlijst willen delen met onbevoegden, gewone leden hebben niks te maken met mijn NAW gegevens of die van andere bewoners"

De gewone? leden zijn net als jijzelf gezamenlijk eigenaar van hetzelfde complex en derhalve geen onbevoegden meer.
Ook die informatie moet dus gewoon inzichtelijk zijn voor alle eigenaren, wat ook duidelijk blijkt uit enkele teksten van het reglement, zie hieronder.

Het bestuur legt een register aan van eigenaars en gebruikers

Het bestuur is verplicht aan iedere eigenaar alle inlichtingen te verstrekken betreffende de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen welke die eigenaar mocht verlangen en hem op zijn verzoek inzage te verstrekken van alle op die administratie en dat beheer betrekking hebbende boeken, registers en bescheiden; het houdt de eigenaars op de hoogte van het adres en het telefoonnummer van het bestuur.

Indien een eigenaar het bedrag van zijn definitieve bijdrage niet binnen zes maanden na verloop van de termijn als bedoeld in artikel 4 vierde lid heeft voldaan, wordt zijn schuld omgeslagen over de andere eigenaars in de onderlinge verhouding als is bepaald in artikel 2 derde lid, ongeacht de maatregelen die jegens de nalatige eigenaar kunnen worden genomen en onverminderd recht van verhaal van de andere eigenaars op eerstgenoemde.

Ook in die laatste situatie kan het dus van belang zijn dat je kennis kunt nemen van wie jouw mede eigenaren zijn.

"....De vraag is dus, wat deel je en met wie deel je dat? Welke informatie bevat privacy en moet dus niet zomaar opvraagbaar zijn en welke informatie kan je vrij delen met leden en welk informatie deel je met de derden"

Naar mijn idee moet je binnen de VvE alle informatie die betrekking heeft op het gezamenlijk eigendom kunnen delen, en wel met alle mede-eigenaren.
Privacyinformatie die niet van belang is en dus ook niet inzichtelijk hoeft te zijn, is bijvoorbeeld jouw bankrekeningnummer, emailadres, geboortejaar of wat nog meer.

Uiteraard ben ik het met je eens dat ieder lid verantwoordelijk en vertrouwelijk met die informatie om moet gaan !


 

 


Rancune is een giftig kwaad
somevve

somevve

op February 9, 2016

Aangezien "reageer met quote" niet lekker werkt doe ik het even anders.

Je hebt gelijk dat het bestuur verplicht is om inzake te verlenen, echter zegt de CPB (Autoriteit persoongegevens) hetvolgende:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/handleiding-wet-bescherming-persoonsgegevens.pdf / https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/verstrekken-van-persoonsgegevens


De gegevensverwerking moet verder noodzakelijk zijn voor uw gerechtvaardigd belang.

Dat betekent dat u zich moet afvragen of u (i) met minder gegevens of (ii) via een minder ingrijpende weg hetzelfde resultaat kunt bereiken. Zo moet u in het hiervoor genoemde voorbeeld nagaan of u kunt volstaan met het steekproefsgewijs afluisteren van de desbetreffende werknemers

Ik lees dit als: Je hebt het recht om de gegevens in te zien, maar je moet dit ook kunnen beargumenteren met redenen. Als je dit gewoon wilt inzien om het recht uit te oefenen zegt het CBP dat dit niet belangrijk genoeg is. Dat betekend dus ook dat je niet ten alle tijde het complete register voor inzage hoeft te openen, maar enkel op verzoek. En op een andere pagina lees ik: 

https://www.ledenadministratieonline.com/wbp-wet-bescherming-persoonsgegevens.html

Inzage verlenen in opgeslagen lidgegevens kan worden gedaan door de afdeling Ledenadministratie: de gegevens kunnen worden verstuurd per e-mail naar het lid dat erom vraagt. Ook is het mogelijk een lid zelf zijn gegevens in te laten zien via een online ledenadministratie

De gegevens slechts gebruiken voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, betekent dat ze niet worden doorgestuurd naar externe partijen en dat binnen de vereniging of club alleen de personen die de gegevens vanuit hun functie in moeten zien toegang hebben.

Persoonlijk denk ik dat de WBP voorrang heeft op het modelregelement, namelijk dat je heel voorzichtig moet zijn met het verstrekken van privegegevens aan derden. Op het moment dat je namelijk je complete ledenregister voor iedereen openstelt hebben alle leden de verplichting om een sterk wachtwoord te nemen. En als bestuur ben je verantwoordelijk voor het goed beveiligen van deze gegevens. De wetten bijten elkaar dus. 

Meer informatie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/gemeente/vereniging-en-kerk

En om even te reageren op een paar opmerkingen van jou:

De gewone? leden zijn net als jijzelf gezamenlijk eigenaar van hetzelfde complex en derhalve geen onbevoegden meer.

Daar ben ik het niet mee eens, een lid op huisnummer 4 heeft niks te maken met een lid op huisnummer 142 alleen omdat ze beide lid zijn. Als ik bij een gemeente een indicatie geheim heb is het vreemd dat een lager soort instantie (de VvE) wel deze gegevens gewoon vrijgeeft aan haar leden. 

Het doel van de administratie is dat de VvE normaal kan functioneren en indien er een betalingsachterstand is kan je ervoor kiezen om deze gegevens wel te delen met je leden, maar dan heb je een inschatting gemaakt en de belangen afgewogen.

Deze link is ook boeiend: http://www.vverecht.nl/2015/02/het-inzagerecht-de-praktijk/

Allereerst is het de vraag of iedere eigenaar met een beroep op dit artikel kan verlangen dat digitaal of op papier afschriften worden verstrekt van de administratie van de VvE. Dat blijkt niet het geval te zijn. In zijn arrest van 22 april 2014 heeft het Gerechtshof te Amsterdam een oordeel gegeven over de reikwijdte en toepassing van artikel 46 lid 1 Modelreglement 1983.

Het Hof is van oordeel dat het betreffende artikel grammaticaal moet worden uitgelegd. Die bepaling naar de letter en context genomen, noopt volgens het Hof niet tot het ter beschikking stellen aan eigenaren van een afschrift van de stukken. De omschrijving van het woord “verstrekken” kan gelet op de inhoud van voornoemde bepaling die in de aanhef van dit artikel is genoemd in relatie tot de woorden van “inlichtingen” en “van inzage” niet leiden tot het oordeel dat daadwerkelijk kopieën of afschriften moeten worden verstrekt.

Dat betekent dat het verstrekken van inzage kan geschieden door op afspraak een eigenaar toegang te verlenen tot de ruimte waarin de papieren administratie voorhanden is dan wel door die eigenaar toegang tot een computer te geven waarop die inzage kan worden verkregen, al dan niet onder begeleiding van de beheerder/administrateur die des verzocht namens de VvE uit de digitale administratie de verlangde bescheiden ter inzage verstrekt.

 

 

Bob

Bob

op February 10, 2016

@somevve

Nog los van het feit dat iedere mede-eigenaar ingevolge het splitsingsreglement recht op inzage van het (verplicht aangelegde) register betreffende de eigenaars heeft, en jouw NAW-gegevens dientengevolge bij alle andere eigenaars bekend kunnen en mogen zijn, wijs ik je nog op de mogelijkheid die iedereen (ook niet-eigenaars) heeft om in het kadaster jouw gegevens te bekomen (en dan krijgt men je huwelijkse staat er ook nog eens gratis bij  ;)  ). Merk voor de volledigheid op dat het kadaster werkt volgens alle van kracht zijnde wet- en regelgeving.

Vooe een voorbeeld van de kadastrale gegevens zie: http://www.kadaster.nl/web/artikel/download/Kadastraal-bericht-eigendom-voorbeeld.htm

Vriendelijke groet, Bob


Beginnend brandje in de VvE? Wacht niet te lang met blussen!
somevve

somevve

op February 10, 2016

Het kadaster moet mij vervolgens berichten dat ze inzage hebben verleend volgens de Wbp. Omdat ze bij X of Y die gegevens hebben en die tegen betaling (bij een VvE is dat volgens mij kosteloos) verstrekken zegt niks over het al dan niet beschermen van deze informatie bij de VvE. Een VvE is deze ook verplicht te geven, maar het zegt niet dat deze 100% van de tijd moet aanbieden. En dat betekend m.i. dat een lid niet zomaar in het eigenarenregister kan kijken. Ze kan deze wel opvragen en inzien, dat is ook wat de wet voorschrijft. Mogelijk zou je als VvE ook een kostprijs kunnen vragen voor het opvragen van de gegevens, de wet zegt hier namelijk niks over.

Bob

Bob

op February 10, 2016

somevve zei:

Het kadaster moet mij vervolgens berichten dat ze inzage hebben verleend volgens de Wbp. Omdat ze bij X of Y die gegevens hebben en die tegen betaling (bij een VvE is dat volgens mij kosteloos) verstrekken zegt niks over het al dan niet beschermen van deze informatie bij de VvE. Een VvE is deze ook verplicht te geven, maar het zegt niet dat deze 100% van de tijd moet aanbieden. En dat betekend m.i. dat een lid niet zomaar in het eigenarenregister kan kijken. Ze kan deze wel opvragen en inzien, dat is ook wat de wet voorschrijft. Mogelijk zou je als VvE ook een kostprijs kunnen vragen voor het opvragen van de gegevens, de wet zegt hier namelijk niks over.



Hoe je het ook wendt of keert; jouw NAW-gegevens zijn bekend bij alle overige eigenaars. Dat kun je niet veranderen.

Je schreef zelf: "Ik zou bijvoorbeeld geen ledenlijst willen delen met onbevoegden, gewone leden hebben niks te maken met mijn NAW gegevens of die van andere bewoners."  Dat ga je dus nimmer droog houden.

Vriendelijke groet, Bob.

 


Beginnend brandje in de VvE? Wacht niet te lang met blussen!