Storingsafhandeling/ticketsysteem



tammo

tammo

op October 9, 2018

In onze VVE (44 woningen, Amersfoort, opgeleverd 2017) hebben voor storingen nog niet een goed systeem kunnen inrichten.

We hebben een eigen website, we hebben via onze VVE beheerder Twinq.

Eigen website: http://bewoners.wooncollege.nl (maar het meeste zit achter een inlog, vanwege privacybescherming)

Via Twinq kunnen bewoners "reparatieverzoeken"  indienen, maar de opvolging daarvan gebeurt buiten ons zicht.

Via onze eigen website kunnen bewoners een storingsmelding doen, dit triggert dan een mail naar de technische commissie, die dan ermee aan de slag gaat. Maar dat vereist communicatie zowel met de bewoner als met de eventuele leverancier. Het gevolg daarvan is een enorme kluwen aan mails, waarbij soms onduidelijk is wie nu het initiatief heeft.

Is er voor VVE's een (liefst open source) systeem voor ticketing, zoals dat ook bestaat in de software-industrie? Iets waarbij de bewoners een ticket kunnen aanmaken en alle stappen hierin bijgehouden kunnen worden?

Paul

Paul

op October 10, 2018

zal aan mij kliggen maar ik zie de meerwaarde van dit soort site's (nog)  niet, waarom niet gewoon een mail naar een lid, liefst steeds dezelfde, van de technische commisie en van zodra deze het opgepakt heeft even een mailtje terug en klaar is het...

 

zie ik iets over het hoofd soms?

tammo

tammo

op October 11, 2018

Paul zei:

zal aan mij kliggen maar ik zie de meerwaarde van dit soort site's (nog)  niet, waarom niet gewoon een mail naar een lid, liefst steeds dezelfde, van de technische commisie en van zodra deze het opgepakt heeft even een mailtje terug en klaar is het...

 

zie ik iets over het hoofd soms?



Ha Paul, we doen dit op dit moment inderdaad met mailtjes, maar dat wordt een warboel en op een zeker moment weten we niet meer wie het initiatief heeft en of er nu iemand geweest is om iets op te lossen en wat daar afgesproken is.

We zitten hier met een appartementencomplex met 44 totaal verschillende (van 40 tot 210m2) appartementen dat eind vorig jaar opgeleverd werd. Regelmatig is er iets kapot, we proberen dit natuurlijk zoveel als mogelijk onder de garantie van de bouwer te laten vallen, maar te blijven volgen wat er speelt lukt ons niet goed met mails. regelmatig horen we bewoners klagen dat ze niet weten wat er met een melding gebeurt, leveranciers antwoorden vaak niet (komen soms wel, soms niet repararen), we krijgen rekeningen binnen voor zaken waar we niet van weten waar het voor is.

Wij denken geholpen te zijn met een systeem waarin we beter kunnen bijhouden en overzien wat er aan de hand is met ons complex.

Tammo

 

 

Paul

Paul

op October 13, 2018

snap je punt wel maar er moet gewoon 1 contact persoon zijn tussen de bedrijven en de VvE, bij voorkeur de secretaris, daarnaast 1 contactpersoon tussen de verschillende bewoners en de mensen die zeg maar, de technische commissie zijn, spreek daarbij af dat enkel en alleen de secretaris opdrachten verstrekt naar wie ook.

 

zoals jij het beschrijft is er gewoon geen duidelijke structuur in jullie VvE en doet een ieder maar wat, spreek je dit af met zijn allen word het al veel duidelijker, 1 persoon waar men de klachten meld die deze vervolgens naar de juiste mens doorspeelt en 1 kontaktpersoon die de bedrijven op de huid zit, uiteraard af en toe even overleg bij iemand thuis tussen deze mensen...