Als alle onderzoeken, onderhoudsplannen en businesscases gereed zijn, wordt het tijd om de eigenaars bij te praten en om toestemming te vragen voor Stap 3: een verdiepingsonderzoek. Het beste kunt u ook nu weer twee verschillende bijeenkomsten houden: een informatiebijeenkomst voor de presentatie van het onderzoek en een ledenvergadering voor de besluitvorming. De besluitvorming kan plaatsvinden tijdens een algemene ledenvergadering, maar bij grote onderwerpen zoals deze werkt het vaak beter om hiervoor een speciale ledenvergadering te houden. Die houdt u enkele weken na de informatiebijeenkomst. In de tussentijd kunt u nog vragen beantwoorden. Het voordeel van een aparte informatiebijeenkomst is dat u meer tijd hebt om met elkaar in gesprek te gaan. U gaat veel informatie delen en het kost tijd om die te verwerken. De leden zullen veel vragen hebben, en er zal discussie ontstaan. Daar moet ruimte voor zijn. Pas als alle vragen zijn beantwoord, kan er gestemd worden.
Stemming over onderzoek (niet over de verbouwing)
Waar gaat u over stemmen? In elk geval niet over de vraag of de verbouwing daadwerkelijk doorgaat. Zo ver bent u nog lang niet. U zit nog steeds in het proces om een plan te maken, waar later nog over gestemd wordt.
In Stap 1 hebt u de wensen en ideeën van de bewoners opgehaald. Deze wensen hebt u in Stap 2 vertaald naar mogelijke scenario’s, voorzien van kostenramingen. Nu hebt u toestemming nodig om een van de scenario’s (of meerdere) tot in detail te onderzoeken. De resultaten van dit verdiepingsonderzoek worden vervolgens opnieuw aan de eigenaars voorgelegd. Ook dan is het nog mogelijk om ‘nee’ te zeggen tegen de plannen. Zelfs na het opstellen van een plan van aanpak (in Stap 4) kunnen de eigenaars kiezen of ze door willen gaan of niet. Daarna volgt namelijk nog Stap 5 waarin de verduurzaming van start gaat.
Aan het eind van Stap 2 gaat u dus stemmen over de vraag of de verkenning voortgezet kan worden met een verdiepend onderzoek. Het is niet altijd nodig om een uitvoerig vervolgonderzoek uit te voeren. Soms volstaat de verkenning, bijvoorbeeld als het gaat om relatief eenvoudige maatregelen zoals het plaatsen van zonnepanelen. Bij grotere en complexere verbouwingen is een verdiepingsonderzoek echter onmisbaar.
Budget
Voor dit onderzoek is geld nodig. Waarschijnlijk moet u mensen inhuren die zaken onderzoeken en deskundig advies uitbrengen. Het is verstandig dat u vooraf een goed beeld hebt van deze kosten en dat u een extra marge vraagt voor het geval er een overschrijding van deze kosten ontstaat. Zo voorkomt u dat u een extra besluitvormende vergadering moet beleggen.
Tip: Ga niet te snel
Een verdiepingsonderzoek is nodig om meer inzicht te krijgen in de verbouwingsmogelijkheden, de financiering en de juridische aspecten. Vaak slaan VvE’s deze stap over. Dan vragen ze bijvoorbeeld subsidies aan terwijl de VvE niet aan de voorwaarden voldoet. Dat levert achteraf veel papierwerk en ergernis op, naast de negatieve financiële gevolgen voor de eigenaars. Vraag de subsidie aan vóór de start van de werkzaamheden.
Ga verder naar: Onderzoeksteam
