Stappenplan: zoeken van ‘goed’ VvE Beheer

Een VvE is niet verplicht om een VvE-beheerder in te schakelen. Zijn er voldoende capabele leden die genoeg tijd hebben voor het beheer en bestuur van de VvE? Dan kan deze heel goed met een eigen, uit de leden gekozen, bestuur functioneren. Kunt u als bestuur wel wat ondersteuning gebruiken? Dan kan de vergadering ervoor kiezen een of meer activiteiten omtrent beheer uit te besteden. Bij de zoektocht naar een goede beheerder kunt u het volgende stappenplan gebruiken.

Stap 1: Commissie

De algemene ledenvergadering kan om te beginnen besluiten een commissie of een werkgroep in te stellen om e.e.a. uit te zoeken en op papier te zetten. Deze kan uit zowel bestuursleden als eigenaren bestaan. Deze commissie zal uiteindelijk een advies voorleggen aan de algemene ledenvergadering.

Stap 2: Keuzecriteria

Bij het kiezen van een geschikte beheerder voor uw eigen VvE zult u eerst op een rijtje moeten zetten welke werkzaamheden u wilt uitbesteden en welke eigenschappen van beheer in uw situatie belangrijk zijn. Wilt u alleen de administratie uitbesteden en/of ook het technisch/bouwkundig beheer. U kunt deze criteria verwerken in een standaardvragenlijst die u aan geselecteerde beheerders kunt sturen. U kunt deze offertes dan op een goede manier vergelijken omdat alle kandidaat-beheerders dezelfde vragenlijst moeten invullen.

Een aantal beheerders is in het bezit van een SKW-certificering. SKW toetst of organisaties voldoen aan gestelde kwaliteitseisen. Zo is in een ‘beoordelingsrichtlijn’ uitgebreid vastgelegd aan welke eisen een VvE-beheerder moet voldoen om de SKW-certificering te krijgen en te houden. SKW controleert of de gecertificeerde beheerders in voldoende mate werken zoals beschreven in de beoordelingsrichtlijn. Deze richtlijn kunt u op de website van SKW raadplegen ( www.skw-certificatie.nl). U kunt de richtlijn gebruiken als criteria voor de keuze van een beheerder. Per onderdeel kunnen zij aangeven in hoeverre zij voldoen aan de normen van deze richtlijn.

Een aantal belangrijke punten zijn:

• banden met andere organisaties;
• bereikbaarheid;
• prijs;
• serviceniveau;
• contractvoorwaarden en
• beschikkingsbevoegdheid en beveiliging van banktegoeden.

Stap 3: Aanschrijven en selecteren van beheerders*

Maak een lijst met beschikbare beheerders in uw regio. Schrijf allen op dezelfde wijze aan en gebruik daarbij de standaardvragenlijst voor het aanleveren van de offerte. Geef beheerders een vaste periode waarbinnen zij kunnen reageren en geef hun de gelegenheid om vragen te stellen. Vergelijk de binnengekomen offertes en kies enkele beheerders voor verdere selectie.
Controleer van de overgebleven beheerders de opgegeven referenties. Deze kunnen aangeven wat de sterke en zwakke punten zijn van een beheerder. Beperk u niet tot een of twee referenties. Leg uw keuze voor een of meer beheerder(s) voor aan de vergadering.

Stap 4: Contracteren

Neem de overeenkomst met de beheerder goed door. Bent u het niet eens met de standaardvoorwaarden? Eis dan dat deze worden aangepast. Denk aan de proefperiode, de aansprakelijkheid en de opzegtermijn. Het controleren van de overeenkomst is niet eenvoudig. Kunt u wel wat hulp gebruiken bij de juridische toetsing? Neem dan contact op met onze juristen! Bekijk de pagina screenen van de beheersovereenkomst voor de actuele kosten.

Stap 5: Evaluatie

Evalueer regelmatig samen met de beheerder of deze voldoet aan de verwachtingen en het afgesproken serviceniveau. Bespreek dit en maak eventueel nieuwe werkafspraken. Deze methode draagt bij aan een goede samenwerking en mogelijk ook aan verbetering van de prestaties.

Hulp nodig?

Het volledige stappenplan met daarin alle selectiecriteria is een veel uitgebreider document dat wij u graag toesturen. Deze is gratis te verkrijgen in de VvE Plus-aansluiting.