Hulpmiddel: Basis Communicatieplan

De verbouwing van het appartementencomplex gaat veel tijd kosten. Het is belangrijk dat u daarbij alle betrokkenen zo goed mogelijk meeneemt. Hiervoor hebt u een communicatie-plan nodig. Dit plan ziet er in grote lijnen als volgt uit:

• Doelstelling. Wat wilt u bereiken?
• Doelgroepen. Met wie gaat u communiceren? Zet de doelgroepen op een rij. Denk aan bestuur, leden, beheerder, gemeente, architect, aannemer en geldverstrekkers. Maak een analyse van de huidige situatie: wat moet iedereen weten?
  Gewenst effect. Bepaal uw communicatiedoelstellingen. Maak de doelen zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld met de SMART-methode. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
• Boodschap. Vertaal de doelstellingen naar een verhaal dat aansluit bij de doelgroepen. Bijvoorbeeld: ‘Wij willen graag toekomstbestendig, comfortabel en betaalbaar wonen.’ U kunt deze boodschap invullen voor verschillende groepen binnen de VvE. Sommige leden willen bijvoorbeeld de CO2-uitstoot verminderen, anderen vooral het comfort verbeteren en weer anderen denken aan de verkoopbaarheid van hun appartement.
• Kies communicatiemiddelen, zoals nieuwsbrieven, flyers, e-mail, een eigen website of een besloten Facebook-groep. Maar ook: koffieochtenden en informatiebijeenkomsten. Zorg dat u iedereen op verschillende manieren bereikt. Verschillende mensen hebben verschillende voorkeuren als het gaat om de wijze waarop ze informatie ontvangen. De een leest liever een nieuwsbrief, terwijl de ander liever wordt bijgepraat. En veel mensen willen allebei.

U kunt alle bovenstaande zaken samenvatten in een tabel. Dit noemen we een communicatiematrix. Hiermee ziet u in een oogopslag hoe, wat en wanneer u communiceert met de verschillende doelgroepen.