Corona; wat betekent dat voor uw VvE?

Geplaatst door Anne Westbroek (anne) op 25-03-2020
NIEUWS >> ALGEMEEN (overal)

Ook voor de gang van zaken binnen de VvE heeft de corona-crisis gevolgen. Natuurlijk hopen we vooral dat u en uw medebewoners gezond blijven, zodat u uw VvE goed kunt blijven besturen en beheren. We helpen u daar graag bij,  ook in deze moeilijke tijd. Daarom bespreken we in deze nieuwsbrief de onderwerpen waarmee u waarschijnlijk te maken krijgt. Als eerste: de ALV.

 

Wat doen we met de ALV?

In de meeste splitsingsreglementen staat dat elk jaar – binnen zes maanden na afloop van het boekjaar – de jaarvergadering moet worden gehouden. Voor de meeste VvE’s betekent dat: vóór 1 juli. Het bestuur legt de jaarstukken ter vaststelling voor aan de leden. Ook wordt het jaarverslag uitgebracht. Meestal wordt ook de begroting voor het boekjaar (dat dus al is begonnen) voorgelegd en vastgesteld.

Kunnen we de ALV uitstellen?

Normaliter mag dat niet. Als u niet binnen de vastgestelde termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar vergadert, kan de rechter dat zien als een overtreding van het reglement. Daar zou dus een sanctie op kunnen volgen.

Echter: deze corona-crisis is een heel bijzondere situatie. Als er al iemand bezwaar aantekent tegen de overschrijding van de termijn, kunt u die overschrijding heel goed verdedigen. Samenkomsten van meerdere personen zijn immers tijdelijk verboden.

Het bestuur bepaalt of een vergadering al dan niet wordt uitgesteld. Zorg er in elk geval voor dat u alle maatregelen in acht neemt die door de overheid zijn voorgeschreven.

Besluit zonder vergadering

Misschien moet u een besluit nemen dat zo belangrijk is dat uitstel onmogelijk is. Dan kunt u – onder voorwaarden – een besluit nemen zonder te vergaderen. In de meeste gevallen staat een besluit van de vergadering gelijk aan een voorstel waarmee alle stemgerechtigden schriftelijk hebben ingestemd. Buiten de vergadering dus. Let wel: alle stemgerechtigden moeten dan instemmen!

Ook mogelijk: machtiging

Wilt of kunt u niet schriftelijk stemmen? Dan kunt u de bestuursleden en/of enkele van de eigenaars machtigen om te stemmen tijdens de vergadering. Dan hoeven maar enkele eigenaars in persoon op de vergadering aanwezig te zijn.

Let op: misschien staan er in het splitsingsreglement beperkingen m.b.t. het aantal machtigingen per persoon en het afgeven van machtigingen aan het bestuur.

Digitaal vergaderen c.q. video conferencing

Digitaal vergaderen, bijvoorbeeld met Facetime of video conferencing, is ook een mogelijkheid. U moet wel een aantal waarborgen in acht nemen:

- De stemgerechtigde moet het stemrecht kunnen uitoefenen door middel van een elektronisch communicatiemiddel dat gekozen is door de ledenvergadering.

- De stemgerechtigde moet via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd.

- De stemgerechtigde moet rechtstreeks kennis kunnen nemen van de verhandelingen op de vergadering. Hij/zij moet ook ‘live’ het stemrecht kunnen uitoefenen.

WhatsApp, Teams, Skype en Hangouts Meet, zijn programma’s die hiervoor bijvoorbeeld kunnen worden gebruikt.

Terug