Het hoogste orgaan van de VvE is de ‘vergadering van eigenaars‘. Het begrip zorgt nogal eens voor verwarring. Het betekent gewoon ‘vergadering’ (dus het bij elkaar komen van alle leden), maar het is ook de naam van de ‘gemeenschap’ binnen de VvE.
Orgaan binnen de VvE
De vergadering van eigenaars beslist over alle belangrijke gemeenschappelijke zaken die moeten worden geregeld. Ze voert het beheer over de gemeenschappelijke gedeeltes van het complex, de gemeenschappelijke zaken en de gemeenschappelijke financiën. Een sprekend voorbeeld is het vaststellen van de begroting en van de periodieke bijdrage (de VvE-bijdrage). In principe worden alle beslissingen genomen door de vergadering van eigenaars.
Uitzondering: de situatie waarin de wet of de statuten de beslissingsbevoegdheid aan een ander orgaan heeft opgedragen.
Bijeenkomst van eigenaars
Het begrip ‘vergadering van eigenaars’ heeft ook de betekenis: ‘bijeenkomst van eigenaars’. Een vergadering in de gebruikelijke zin van het woord dus, zoals die ook bij ‘gewone’ verenigingen wordt gehouden. We spreken dan ook wel van ‘ledenvergadering’.
Een vergadering kan door het bestuur of door de voorzitter worden bijeengeroepen (art.5: 127 BW). De VvE moet ten minste eenmaal per jaar vergaderen.
De vergaderingen hebben in feite maar één doel: het nemen van besluiten over voorstellen die op de agenda staan. De agenda wordt tegelijk met de uitnodiging voor het bijwonen van de vergadering aan de leden gezonden. Over voorstellen die niet op de agenda staan, kan in principe niet worden gestemd.
Van de vergadering worden notulen opgesteld. Op de eerstvolgende vergadering wordt aan de leden gevraagd om de notulen goed te keuren. Vervolgens worden ze vastgesteld en ondertekend door de voorzitter.
De eigenaars kunnen het bestuur ook verzoeken om een vergadering uit te schrijven, bijvoorbeeld over een bepaald onderwerp. Soms staat in het reglement dat daarvoor een bepaald aantal stemmen nodig is.
Gaat het bestuur niet op het verzoek in? Dan kunnen de eigenaars zelf een vergadering bijeenroepen.
Stemmen en besluiten
In een vergadering kan een besluit worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen (de helft plus één of meer) of met een gekwalificeerde meerderheid van stemmen. Een gewone meerderheid wordt ook wel ‘volstrekte’ of ‘absolute’ meerderheid genoemd.
Sommige besluiten moeten unaniem worden genomen door de vergadering. Daarover staan regels in de wet en/of de modelreglementen.
Wilt u meer weten over de wijze waarop besluiten worden genomen in een vergadering, en hoe er gestemd kan worden? Lees meer op de pagina ‘Stemmen’.
