Het begrip ‘vergadering van eigenaars’ heeft ook de betekenis: ‘bijeenkomst van eigenaars’. Een vergadering in de gebruikelijke zin van het woord dus, zoals die ook bij ‘gewone’ verenigingen wordt gehouden. We spreken dan ook wel van ‘ledenvergadering’.
Een vergadering kan door het bestuur of door de voorzitter worden bijeengeroepen (art.5: 127 BW). De VvE moet ten minste eenmaal per jaar vergaderen.
De vergaderingen hebben in feite maar één doel: het nemen van besluiten over voorstellen die op de agenda staan. De agenda wordt tegelijk met de uitnodiging voor het bijwonen van de vergadering aan de leden gezonden. Over voorstellen die niet op de agenda staan, kan in principe niet worden gestemd.
Van de vergadering worden notulen opgesteld. Op de eerstvolgende vergadering wordt aan de leden gevraagd om de notulen goed te keuren. Vervolgens worden ze vastgesteld en ondertekend door de voorzitter.
De eigenaars kunnen het bestuur ook verzoeken om een vergadering uit te schrijven, bijvoorbeeld over een bepaald onderwerp. Soms staat in het reglement dat daarvoor een bepaald aantal stemmen nodig is.
Gaat het bestuur niet op het verzoek in? Dan kunnen de eigenaars zelf een vergadering bijeenroepen.