Besluitvorming

ALV: stemmen over uitvoering, financiering, wijziging VvE-bijdrage.

Nu alles is uitgezocht en er een realistisch plan van aanpak is, onderbouwd met offertes, wordt het tijd om de eigenaars toestemming te vragen voor de eerste stap naar een duurzaam VvE-complex: toestemming om aan de slag te gaan!
Hiervoor moeten verschillende besluiten genomen worden:

• een nieuwe begroting
• besluit van financiering
• opdrachtverstrekking aan een aannemer
• aanpassing VvE-bijdrage
• een nieuw duurzaam MJOP te gaan volgen
• indien nodig: besluit om externe begeleider in te huren.

Vraagt u een lening aan bij het Nationaal Warmtefonds? Stem dan ruim voor de ledenvergadering met het Warmtefonds af of uw documentatie voor de lening en de uitnodiging voor de ALV aan de voorwaarden voldoen.

Aandachtspunten voor de besluitvormende vergadering

• Leg het aantal aanwezige en vertegenwoordigde stemmen vast met een presentielijst. De voorzitter van de vergadering controleert de bevoegdheid van de aanwezige stemmers.
• Deel het stemformulier uit na ondertekening van de presentielijst.
• Bepaal en vertel de leden of er voldoende stemmen aanwezig zijn (met andere woorden: of het quorum behaald is, zie de ‘Stemming checklist’ verderop in dit hoofdstuk).
• Voordat de stemming over het aangaan van een lening plaatsvindt, dient het voorstel letterlijk door de voorzitter van de vergadering voorgelezen te worden.
• Tijdens de vergadering dient apart gestemd te worden over:
  • de verduurzamingsmaatregelen
  • het aangaan van de lening
  • de gewijzigde samenstelling van de VvE-bijdrage en daarbij behorende begroting
  • het gewijzigde (D)MJOP
• De stemming vindt schriftelijk plaats.
• Daarna worden de stemmen en de afgegeven ondertekende volmachten geteld.
• Tijdens de vergadering wordt de uitslag gedeeld met de leden.

De algemene ledenvergadering moet er expliciet op wijzen dat:

1. de leden een maand de tijd hebben om bezwaar aan te tekenen tegen het aangaan van de lening. Deze termijn gaat in na de dag waarop zij kennis hebben genomen – of hebben kunnen nemen – van het besluit. Zij kunnen de vernietiging van het besluit inroepen, conform 5:130 lid 2 BW. De lening kan pas worden verstrekt nadat deze bezwaartermijn is verstreken.
2. bij de besluitvorming van de VvE er geen rekening is gehouden met de individuele financiële situatie van elk afzonderlijk lid van de VvE.
3. de leden in geval van wanbetaling door de VvE hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden voor de restantschuld van de VvE Energiebespaarlening (verdeeld volgens de breukdelen).

Na de besluitvormende vergadering

• Afstemmen conceptversie notulen met de investmentmanager van de financiering en procesbegeleider.
• Toesturen definitieve notulen aan de leden.

Ga verder naar: Aangaan financiering