Oproep vergadering nu ook mogelijk via de e-mail

Tijdens de corona-periode was het voor de VvE mogelijk om digitaal te vergaderen. Die wet is nu vervallen, dus digitaal vergaderen mag – voorlopig – niet. Is een digitale oproep voor de vergadering dan ook niet toegestaan? Het antwoord is: ja, dat mag – onder voorwaarden.

De Hoge Raad heeft op 1 september 2023 besloten dat een oproep voor vergaderingen nu ook via e-mail is toegestaan als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Die uitspraak is het gevolg van een zaak waarin het ging om de geldigheid van uitnodigingen voor vergaderingen die per e-mail werden verstuurd.

Eigenaar Floris-Jan¹ verzocht de rechter om vernietiging van een vergaderbesluit dat in zijn nadeel was. Hij voerde aan dat hij niet op de juiste manier – volgens de regels van het splitsingsreglement – voor de vergadering was uitgenodigd. De uitnodiging was per e-mail verstuurd, en de concept-notulen ook. Die stonden een week na de vergadering in de portal van de VvE.

Floris-Jan kijkt niet vaak in die portal en de uitnodigingsmail had hij niet gezien. Daarom had hij ook niet binnen 30 dagen bezwaar aangetekend tegen het vergaderbesluit. Uiteindelijk komt de zaak voor de Hoge Raad. Die geeft de eigenaar geen gelijk.

Het definitieve besluit van de Hoge Raad stelt dat een oproep via e-mail geldig is. Er gelden wel een paar voorwaarden:

1. De leden moeten toestemming geven voor elektronische toezending van de uitnodiging voor de vergadering.
2. De VvE moet duidelijk maken dat het e-mailadres alleen wordt gevraagd én gebruikt voor het versturen van de uitnodiging voor de vergadering.

Natuurlijk blijft het altijd mogelijk om gebruik te maken van de traditionele communicatiemiddelen.

¹De naam in dit artikel is fictief. Enige overeenkomst met de werkelijkheid berust op pure toeval. 

Dit artikel is aangepast ten behoeve van de leesbaarheid. Voor het originele artikel verwijzen wij u door naar rechtspraak.nl