Kascommissie

Het VvE-bestuur doet zijn werk met het geld van de (mede)-eigenaars. Dat vereist veel zorgvuldigheid. Fouten in de jaarrekening kunnen gevolgen hebben voor de VvE-bijdrage. Om van mogelijke fraude door bestuurders en beheerders nog maar te zwijgen. Een goede kascommissie, ook wel kascontrolecommissie genoemd, signaleert deze fouten al in een vroeg stadium.

De kascommissie van de VvE controleert de financiën

Jaarrekening en controle

De wet schrijft voor dat het bestuur van een vereniging jaarlijks een ‘balans en de staat van baten en lasten met een toelichting’ aan de ledenvergadering moet presenteren. Bij de VvE spreken we dan over een exploitatierekening.
De balans, de exploitatierekening en de toelichting worden samen de jaarrekening genoemd. Na elk boekjaar wordt de jaarrekening opgesteld, samen met het jaarverslag. Dat doet het bestuur, dat dus ook verantwoordelijk is voor een juiste weergave van de cijfers. De kascommissie controleert of alle cijfers kloppen; ze mag daarin niets wijzigen.

Meer weten over de VvE kascommissie? Bekijk onze E-learning!

Wie zitten er in de kascommissie?

De kascommissie wordt gekozen met een volstrekte (gewone) meerderheid. Ze bestaat uit minstens twee leden. Benoeming van de kascommissie moet elk jaar opnieuw gebeuren, maar elk jaar mogen wel dezelfde leden worden benoemd.
Het financiële beheer kan natuurlijk wel worden uitbesteed, bijvoorbeeld aan een beheerder.
Een kascommissie is niet verplicht als er een raad van commissarissen is of als een accountant is benoemd voor de controle.

Wat doet de kascommissie?

De kascommissie moet de leden de zekerheid bieden dat het bestuur goed met hun geld omgaat. Dan gaat het niet alleen om de cijfers, maar ook om de vraag of alle wettelijke bepalingen goed zijn nageleefd. Zijn alle verplichte verzekeringen afgesloten? Dat blijkt uit de jaarrekening!
Samengevat heeft de kascommissie als taken:

1. Vaststellen of de informatie in de jaarrekening toereikend en correct is:

• controle van de balans, exploitatierekening en toelichting
• vaststellen dat de relevante wettelijke en andere bepalingen zijn nageleefd.

2. Rapporteren over de bevindingen aan de vergadering van eigenaars, inclusief het signaleren van risico’s op het gebied van de administratie en andere gebieden.

Wat mag de kascommissie? En wat niet?

De kascommissie mag zelf bepalen hoe ze haar werk uitvoert. Het bestuur mag daaraan geen voorwaarden of beperkingen stellen. Ook mag ze haar oordeel geven over het hele beleid van het bestuur, en het bestuur adviseren over mogelijke maatregelen.
De kascommissie heeft toegang tot alle boeken, gegevens en andere stukken. Ze mag geen wijzigingen aanbrengen in de stukken. Het bestuur is en blijft verantwoordelijk voor het opstellen daarvan.

Decharge

Als de kascommissie van mening is dat alle stukken kloppen en dat er niets aan te merken is op het beleid van het bestuur, stelt ze de ledenvergadering voor om de jaarrekening goed te keuren en het bestuur (en eventueel ook de financieel beheerder) te dechargeren.
Dat betekent dat de stukken én het gevoerde beleid worden goedgekeurd. Dit zijn twee aparte besluiten. Het bestuur (en eventueel de beheerder) is dan niet langer aansprakelijk voor het gevoerde beleid. De leden kunnen het bestuur dus later niet meer aansprakelijk stellen voor zaken die in het verleden zijn gebeurd.

Uitgelicht: de onderhoudsreserve

Elke VvE is verplicht een reservefonds aan te houden. Aan dit reservefonds dient jaarlijks een bedrag te worden toegevoegd. Dit kan gebeuren:
a. op basis van een MJOP (meerjarenonderhoudsplan; of
b. door toevoeging van 0,5 procent van de herbouwwaarde van het complex.
Op de balans staat rechts hoeveel er gereserveerd is. Links staat de ‘spaarpot’. Het geld staat immers op een bankrekening.
De toevoeging aan het reservefonds vormt vaak het grootste deel van de VvE-bijdrage. Daarom is dit een belangrijk aandachtspunt voor de kascommissie.

In de toelichting op de balans wordt idealiter een overzicht opgenomen met:

• de voorziene uitgaven voor groot onderhoud in de komende jaren
• de voorziene reservering voor dat groot onderhoud én onvoorziene kosten in de komende jaren
• de voorziene standen van de reserves aan het eind van de komende jaren.

De kascommissie controleert of het plan:

• is opgesteld door een deskundige;
• niet ouder is dan vijf jaar;
• minimaal 10 jaren (maar liever 15 jaren) omvat;
• een goede schatting bevat van toekomstige uitgaven (gemaakt door een deskundige);
• rekenkundig juist is (natellen!).

Modelreglement light voor de heel kleine VvE

Alle regels die in dit hoofdstuk zijn opgenoemd, zijn meestal niet nodig voor heel kleine VvE’s. Voor kleine of heel kleine VvE’s (maximaal vier appartementsrechten) zijn de regels veel te zwaar, vooral ook op financieel gebied. Als een VvE bestaat uit twee of drie appartementsrechten, is het veelal onmogelijk om een bestuur en een kascommissie in te richten.
De Werkgroep Modernisering Appartementsrecht (WMANL) heeft in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken daarom een Modelreglement Kleine VvE’s ontwikkeld voor de heel kleine VvE. Dit Modelreglement vindt u hier.
De belangrijkste bepalingen:
1. Een reservefonds blijft verplicht, want onderhoud is ook voor een klein woongebouw belangrijk. Daarmee worden hogere kosten in de toekomst voorkomen. Bovendien verpaupert het gebouw niet.
2. Ook een heel kleine VvE moet een jaarrekening opstellen.
3. Een kascommissie c.q. controle door een accountant is overbodig als de eigenaars het eens zijn over de jaarstukken.

Meer weten over het werk van de kascommissie, het opstellen van de jaarrekening etc. etc.? Alles staat in de E-learning ‘VvE Kascommissie’. Bestel hem hier.