Het is goed dat u uitgebreid de tijd neemt om alles goed uit te zoeken. Dat betekent niet dat u al die tijd niets van u moet laten horen. Integendeel: het is belangrijk dat u de eigenaars regelmatig op de hoogte houdt van uw vorderingen. Dat kan bijvoorbeeld door een maandelijkse nieuwsbrief. Betrek de leden bij uw onderzoek, bijvoorbeeld door vragen te stellen. En houd tussentijdse informatiebijeenkomsten om iedereen bij te praten. Er is vaak veel meer te communiceren dan u wellicht denkt. En alles wat u nu al met de bewoners kunt delen, is mooi meegenomen. Lees hier hoe u een basis communicatieplan opstelt.
Informeren is goed, inspireren is beter
We zien ook dat VvE’s inspirerende uitstapjes organiseren voor geïnteresseerde bewoners, bijvoorbeeld naar een complex dat al is opgeknapt, het Innovatie Centrum Duurzaam Bouwen, informatiebijeenkomsten van VvE Belang of de Vakbeurs Energie.
Presentatie eindresultaat en besluitvorming over het vervolg
Het verdiepingsonderzoek is klaar en de vlag mag uit. Van harte gefeliciteerd, want u hebt een belangrijke mijlpaal bereikt. De aflopen maanden is veel werk verzet om alles uit te zoeken en de gegevens goed op een rij te zetten. Maar nu komt het belangrijkste punt: de presentatie van de resultaten. U hebt een heel mooi plan voor het gebouw bedacht en daar zijn ongetwijfeld veel vragen en opmerkingen over. Het is goed om hier uitgebreid bij stil te staan. Dit is niet zomaar een punt op de agenda van de ledenvergadering; hier mag u best een hele avond of middag aan wijden.
Ook hier geldt weer: trek de presentatie en de besluitvorming uit elkaar. Zo kunt u op uw gemak alle vragen beantwoorden en zelfs nog aanvullingen op het onderzoek doen. Na alle moeite die u gedaan hebt, is het ook de moeite waard om de resultaten goed voor het voetlicht te brengen, met een mooie presentatie, eventuele 3D-modellen en persoonlijke verhalen van mensen die een dergelijk project al hebben doorlopen.
Met dit verdiepingsonderzoek krijgen de eigenaars een gedetailleerd beeld van de mogelijkheden en een goede indicatie van de kosten en opbrengsten. Pas als iedereen goed begrijpt wat de mogelijkheden zijn, is het tijd om toestemming te vragen voor het vervolg. Dat kan in een aparte ledenvergadering. Daar bepalen de eigenaars welk scenario zij willen uitwerken in een plan van aanpak. In dit plan worden bedrijven gezocht die het werk kunnen uitvoeren. Zij leveren plannen en offertes op, waarover de leden van de VvE in een volgende fase kunnen stemmen. Pas dan wordt een definitief besluit genomen over de werkzaamheden.
Ga verder naar: Betrokkenen
