Tips voor een effectieve VvE-vergadering

Communiceer respectvol met uw mede-eigenaars
U kent de uitdrukking ‘Een goede voorbereiding is het halve werk’. Die geldt zeker ook voor de Algemene Ledenvergaderingen van uw VvE. Die kunnen soepel verlopen, zodat belangrijke besluiten probleemloos worden genomen. Uw bijdrage is belangrijk! We geven u een aantal tips waarmee u uw voordeel kunt doen.

#1. Bereid u voor!

Voordat u de vergadering instapt, doet u er verstandig aan om de agenda en eventuele bijgevoegde documenten goed door te nemen. Hierdoor komt u goed voorbereid de vergadering in en kunt u eventuele vragen of belemmeringen aankaarten.

#2. Doe mee

Wees actief tijdens de vergadering door het delen van uw mening, ideeën en zorgen. Stel vragen, bied suggesties en draag constructief bij aan eventuele discussies. Onthoud: de VvE-vergadering is in het belang van alle bewoners. Uw activiteit draagt bij aan het creëren van meer woongenot of aan stappen in de juiste richting.

#3. Volg de agenda en let op de tijd

Een goede vergadering heeft een agenda, die met zorg is samengesteld om ervoor te zorgen dat de vergadering efficiënt en binnen de tijd verloopt. Uw bestuur heeft mogelijk  een zaal gehuurd voor een bepaalde tijd. Het is daarom van belang dat u gefocust blijft op de agenda en niet afwijkt naar onderwerpen die niet op de agenda staan. Als u toch belangrijke punten wilt bespreken, wacht dan tot na de vergadering (rondvraag) of draag ze aan als agendapunt voor de vergadering.

TIP: Is efficiënt vergaderen lastig binnen uw VvE? Verlopen de vergaderingen rommelig? Of staan er lastige onderwerpen op de agenda? Doe een suggestie aan uw bestuur om een externe voorzitter van de vergadering in te schakelen. VvE Belang biedt deze dienst aan tegen een gunstig tarief. Meer weten? Klik hier.

#4. Luister

Luister naar de meningen van uw medebewoners. Hun mening is net zo belangrijk als die van u. Heb respect voor hun standpunten, en probeer hen niet te onderbreken. Actief luisteren draagt bij aan een respectvolle en productieve sfeer tijdens de vergadering.

#5. Heb respect

In het verlengde van actief luisteren ligt het respect hebben voor uw medebewoners. Communiceer op een respectvolle en nette manier gedurende de vergadering. Heeft u een vraag, vraag dan ‘waarom?’ en niet ‘waarom!’. Vermijd persoonlijke aanvallen of confronterend gedrag. Onthoud dat onenigheid er nu eenmaal bijhoort, maar blijf te allen tijde respectvol met elkaar omgaan. Een positieve en coöperatieve toon zorgt voor een goede en constructieve vergadering.