Formele fouten in de stemprocedure leiden tot nietige besluiten

Er ligt een forse eis op tafel. VvE Eerste Laan eist een bedrag van duizenden euro’s van een voormalig bestuurslid. Deze dame was jarenlang verantwoordelijk voor het beheer van de VvE-gelden. Omdat de stemmingsprocedure bol staat van de fouten, hoeft ze niets terug te betalen.

Binnen de VvE was discussie ontstaan over de hoogte van de uitgaven die de bestuurder had gedaan. Dat deed ze in haar rol van bestuurder, waarbij ze ook min of meer optrad als beheerder van het complex. Al die creditcardbetalingen en kasopnames; er klopte geen snars van, stelde de VvE.

Dus werden in juli 2010 enkele voorstellen in stemming gebracht met als inhoud dat het bestuurslid een fors bedrag aan de VvE moest terugbetalen. De voorstellen werden verworpen, maar de VvE stelde zich op het standpunt dat de bedragen alsnog terugbetaald moesten worden.

Een goede stemprocedure is van essentieel belang.

Onjuiste termijn en ontbrekende agendering

De kantonrechter oordeelde dat de vergadering niet volgens de geldende regels was georganiseerd. Op de eerste ALV waren onvoldoende stemmen aanwezig om geldige besluiten te nemen. Dus moest een tweede vergadering plaatsvinden, die minimaal twee weken later kon worden gehouden. Echter: bij VvE Eerste Laan zat er maar tien dagen tussen de eerste en de tweede vergadering. Bovendien waren niet alle voorstellen correct geagendeerd. Daardoor konden de leden én de beschuldigde bestuurder zich niet voldoende voorbereiden op de vergadering en de voorstellen.

Stemprocedure en onduidelijke formulering

Ook bij de stemming ging het mis. Een van de voorstellen was als volgt geformuleerd: ‘Hoeft het voormalig bestuurslid het bedrag van € 8.665,00 niet terug te betalen?’ Als de stemmen zouden staken (11 voor en 11 tegen) zou het voorstel zijn verworpen. Dat zou betekenen dat de VvE het geld alsnog kon opeisen.

Als de vraag anders zou zijn geformuleerd, bijvoorbeeld ‘Moet het voormalig bestuurslid € 8.665,00 terugbetalen?’, dan was bij een gelijke stemming juist geconcludeerd dat er geen besluit was genomen om tot terugbetaling over te gaan. Zelfs de rechter snapte er niets van. De conclusie is dan ook: dit is veel te onduidelijk voor de leden.

Rechter vernietigt besluiten

De kantonrechter is er dan ook snel klaar mee: de besluiten die tijdens de algemene ledenvergadering in 2010 zijn genomen, zijn niet rechtsgeldig vanwege de formele fouten in de organisatie van de vergadering en de manier waarop de stemming is verlopen.

De vergadertermijn is geschonden, en de agendering klopte ook niet. Daardoor zijn de besluiten nietig. Het voormalig bestuurslid hoeft het geld niet terug te betalen.

Deze uitspraak onderstreept het belang van een correcte organisatie van VvE-vergaderingen. Als de regels netjes worden gevolgd, voorkomt dat juridische complicaties en ongeldige besluiten. Voor VvE-besturen is het daarom essentieel om goed te letten op vergadertermijnen, agendering en stemprocedures om rechtsgeldige beslissingen te kunnen nemen.

Dit artikel is gebaseerd op de uitspraak ECLI:NL:RBROT:2010:6786. Alle namen in dit artikel zijn fictief en enige overeenkomst met de werkelijkheid berust op puur toeval. Deze uitspraak is aangepast om de leesbaarheid te bevorderen.