Balans van de VvE

Het bestuur beheert de financiële middelen van de VvE. Het bestuur legt hierover verantwoording af door middel van de jaarlijkse exploitatierekening en de begroting. Met behulp van de exploitatierekening kan de balans opgemaakt worden. Uit het verschil tussen de bezittingen en de schulden blijkt het kapitaal (dit is het vermogen) van de VvE. Om snel inzicht te kunnen krijgen in de financiële positie van de VvE, is het opmaken van een balans een handig hulpmiddel. De balans van de VvE bestaat uit een gedeelte waar de bezittingen en een gedeelte waar de schulden worden opgenomen.

Bezittingen:

Onder bezittingen verstaan we o.a. de saldi op de bank- en de spaarrekening. Het saldo op het laatste dagafschrift van het (boek-)jaar dient als saldo op de balans te worden opgenomen. De dagafschriften zijn genummerd en aan de nummering en de datum is te zien wanneer een nieuw jaar begint en wat daarom het laatste dagafschrift is. Let er vooral op dat de nummering nooit onderbroken is, want dan is de administratie niet compleet. De banken verstrekken op aanvraag een kopie van het ontbrekende dagafschrift. Om de nodige verwarring te voorkomen is in de meeste splitsingsakten bepaald dat het boekjaar gelijk loopt met het kalenderjaar.

Ook de eventueel nog niet van iedereen ontvangen bijdragen dienen onder de bezittingen te worden opgenomen. De VvE heeft daar al recht op en de VvE moet deze nog te vorderen bijdragen als een bezit opnemen. Dit geldt ook voor nog te ontvangen rente van de bank of giro. Om een en ander niet te gecompliceerd te maken kan men deze rentepost – in het geval het slechts om een klein bedrag gaat – op de balans buiten beschouwing laten.

Maak het jezelf gemakkelijk en betaal rekeningen optijd

Schulden:

Hier moeten eventueel nog niet betaalde rekeningen worden opgenomen. Men heeft namelijk op datum van opmaak van de balans meestal nog een of meerdere schulden aan derden. Maak het ook hier gemakkelijk. Betaal altijd alle rekeningen tijdig voor het einde van het jaar, zodat men geen boekingen in de overloop heeft en dus op de balans moet opnemen. Deze overlopende posten geven alleen maar moeilijke boekingen die men beter kan voorkomen. Een vooruit ontvangen bijdrage van een lid is ook weer zo’n post die hier opgenomen moet worden. Men had er eigenlijk nog geen recht op; dus moet dit bedrag opgenomen worden onder de schulden.

Het is mogelijk in de exploitatierekening van een boekjaar reeds rekening te houden met toekomstige grote uitgaven, door in dat jaar reeds een kostenpost voor dat doel op te nemen en dit bedrag op de balans te vermelden onder de post ‘reservefonds’. Bovendien is het mogelijk het positieve resultaat (en ook het negatieve resultaat) van een boekjaar geheel of gedeeltelijk als reserve op de balans op te nemen. De vergadering moet hiermee echter wel akkoord gaan. Er zijn natuurlijk nog allerlei balansposten te bedenken, maar de grote lijn voor de VvE is hiermee aangegeven. Zie voor een nadere toelichting art. 11 Regl.’06.