AVG voor de VvE

Dit krijgt u:

●       Een stappenplan in begrijpelijke taal, zonder juridische termen

●       Voorbeelddocumenten, zoals een privacyverklaring en een verwerkersovereenkomst voor uw beheerder

●       Een online opleiding voor bestuursleden en vrijwilligers

●       Het AVG OK-vignet, waarmee u laat zien dat de privacy geregeld is

●       In het Compleet-pakket: een verwerkingsregister en een helpdesk voor uw privacyvragen

Vijf privacyvragen die elk VvE-bestuur krijgt

Als bestuurder bent u vooral bezig met onderhoud, financiën en de vergadering. Privacy komt pas ter sprake als iemand er een vraag over stelt. Deze vijf vragen komen in bijna elke VvE een keer voorbij.

• 1. Mogen we een camera ophangen in de hal?

  Dat mag als er een duidelijke reden voor is, zoals inbraken of vernielingen, en als een lichter middel niet volstaat. Richt de camera alleen op gemeenschappelijke ruimtes en informeer bewoners en bezoekers met een bordje. Bewaar beelden niet langer dan nodig; de Autoriteit Persoonsgegevens gaat uit van maximaal vier weken. Leg de afspraken vast, bijvoorbeeld met het cameraprotocol van VvE Belang.

• 2. Een eigenaar vraagt de ledenlijst op. Moeten we die geven?

  Eigenaars hebben elkaar soms nodig, bijvoorbeeld om samen een vergadering bijeen te roepen. Namen en adressen van mede-eigenaars kunt u daarvoor doorgaans delen. Telefoonnummers en e-mailadressen horen daar niet vanzelf bij. Vraag waarvoor de eigenaar de lijst nodig heeft en deel niet meer dan daarvoor nodig is.

• 3. Mag een betalingsachterstand met naam in de notulen?

  De vergadering mag weten hoe de VvE er financieel voor staat, ook als er achterstanden zijn. Notulen gaan echter vaak verder rond dan de vergadering zelf, bijvoorbeeld naar een koper of makelaar. Beperk u in de notulen daarom tot wat voor het besluit nodig is, zoals het totaalbedrag aan achterstanden.

• 4. Mogen we alle bewoners toevoegen aan een groepsapp?

  Een groepsapp is handig voor een kapotte lift of een pakketje bij de buren. Maar iedereen in de groep ziet elkaars telefoonnummer. Voeg daarom alleen bewoners toe die dat zelf willen. Verstuur uitnodigingen en besluiten via een kanaal dat alle eigenaars bereikt.

• 5. De beheerder regelt alles. Hoeven wij dan niets te doen?

  Jawel. De VvE blijft verantwoordelijk voor de gegevens van eigenaars, ook als de beheerder de administratie voert. Leg de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Vraag ook hoe de beheerder de gegevens beveiligt en wat er gebeurt bij een datalek.