AVG Richtlijn voor VvE’s

AVG voor VvE’s: de privacyrichtlijn van VvE Belang (editie 2026)

Ook een Vereniging van Eigenaars verwerkt persoonsgegevens: in het eigenaars- en gebruikersregister, in notulen, via camera’s en steeds vaker met AI-toepassingen. Daarom moet ook uw VvE voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Maar wat betekent dat in de praktijk? Welke gegevens mag het bestuur bewaren, wat mag er in de notulen staan en mag u ChatGPT gebruiken om een brief op te stellen?

De AVG-richtlijn van VvE Belang beantwoordt die vragen per situatie. De richtlijn is oorspronkelijk ontwikkeld met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Privacy Company. In 2026 hebben we hem geactualiseerd, met nieuwe hoofdstukken over kunstmatige intelligentie (AI).

Wat staat er in de richtlijn?

Het eerste deel legt uit hoe de AVG werkt: welke gegevens persoonsgegevens zijn, op welke grondslagen u ze mag verwerken, welke rechten bewoners hebben en wanneer u een datalek moet melden. Het tweede deel is de eigenlijke richtlijn. Daarin leest u per onderwerp welke gegevens de VvE verwerkt, op welke grondslag en waar u op moet letten.

De belangrijkste punten van de richtlijn

Eigenaars- en gebruikersregister
De VvE is wettelijk verplicht een register bij te houden met naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres van eigenaars en gebruikers. Gegevens als het BSN, de geboortedatum of de burgerlijke staat zijn niet nodig en horen er niet in. Bankrekeningnummers en kentekens zijn vertrouwelijk en alleen zichtbaar voor het bestuur of de beheerder.

Vergaderingen en notulen
Leg in de notulen alleen vast wat nodig is. Namen of indexnummers van aanwezigen zijn toegestaan, persoonlijke omstandigheden niet. Verstuur uitnodigingen en notulen per e-mail altijd met de adressen in BCC.

Bestuur, commissies en beheerder
Eigenaars hebben inzagerecht in de administratie. Deel daarbij niet meer persoonsgegevens dan nodig en scherm bankrekeningnummers af. Met een externe beheerder sluit de VvE naast de beheerovereenkomst ook een verwerkersovereenkomst.

Makelaars, notarissen en onderhoudsbedrijven
Een makelaar heeft genoeg aan geanonimiseerde stukken, zoals de balans. De verklaring voor de notaris gaat alleen over de verkopende eigenaar. Onderhoudsbedrijven krijgen alleen de contactgegevens die ze nodig hebben om afspraken te maken.

Camera’s
Cameratoezicht is een sluitstuk, voor als andere maatregelen niet voldoende zijn. Camera’s filmen niet in woningen of op de openbare weg. Bewoners worden vooraf geïnformeerd, en beelden worden alleen bekeken bij een incident en maximaal één week bewaard.

Nieuw: gebruik van AI
AI wordt in VvE’s al volop gebruikt, bijvoorbeeld om brieven te schrijven, notulen uit te werken of meldingen te verwerken. Wat u in een AI-toepassing invoert, komt bij de aanbieder terecht. Voer daarom geen persoonsgegevens in openbare of gratis chatbots in, controleer wat AI maakt voordat u het verstuurt en laat besluiten over bewoners nooit aan een systeem over. De richtlijn bevat ook een overzicht van de nieuwe Europese AI-verordening.

Technische systemen en collectieve warmte
Bij een sleutel- of kentekensysteem volstaat het om te controleren óf iemand toegang heeft. Wie wanneer binnenkomt, hoeft niet te worden vastgelegd. Laat de VvE het warmteverbruik door een extern bedrijf verrekenen, dan legt u in een verwerkersovereenkomst vast welke gegevens dat bedrijf gebruikt.

Privacyverklaring
Elke VvE heeft een privacyverklaring waarin staat welke gegevens worden verwerkt, waarom, met wie ze worden gedeeld en welke rechten bewoners hebben