Uitnodiging VvE-vergadering: do’s en don’ts

De uitnodiging voor de vergadering kan in hoge mate bijdragen aan een actieve houding van de leden tijdens de vergadering. De uitnodiging bevat niet alleen essentiële informatie, maar zet ook de toon voor de vergadering. Echter: niet alle uitnodigingen zijn even goed. In dit artikel belichten we de do’s and don’ts, zodat u een goede uitnodiging kunt samenstellen en versturen naar uw leden.

Do’s van de uitnodiging

#1. Verzend de uitnodiging op tijd!

Zorg ervoor dat u de uitnodiging ruim op tijd verstuurd. Dit is niet alleen verplicht, maar uw leden hebben dan ook genoeg tijd om eventuele afspraken te verzetten en tijd vrij te maken voor de vergadering. Houd rekening met een oproeptermijn van minimaal twee weken.

#2. De agenda

Maak duidelijk wat er op de agenda staat. Dit biedt alle leden een houvast in de onderwerpen die besproken zullen worden. Ze kunnen dan ook vragen formuleren voor de vergadering begint. Voeg ook – indien nodig – een toelichting toe op de agendapunten.

#3. Details

Voeg belangrijke details toe zoals de datum, tijd en locatie van de vergadering. Ben specifiek over de locatie. Organiseert de VvE de vergadering op een externe locatie? Zorg dan voor een uitgebreid routebeschrijving en voeg eventuele parkeergelegenheden toe.

#4. Wees professioneel

Zorg voor een professionele toon in uw uitnodiging. Voorkom spreektaal en vermijd het gebruik van te veel uitroeptekens.

#5. Volmacht

Met een volmacht zorgt u ervoor dat afwezigen toch hun stem kunnen laten horen. Maak duidelijk dat die mogelijkheid er is, en voeg een volmachtformulier toe aan de uitnodiging.

Don’ts van de uitnodiging

#1. Onnodige informatie

Vermijd informatie die niet direct relevant is voor de vergadering. Onnodige informatie kan overweldigend overkomen.

#2. Vaktermen en complex taalgebruik

Als betrokken VvE-bestuurder hebt u meer kennis in huis dan uw leden. Probeer daarom vaktermen te vermijden. Dan blijft de uitnodiging voor iedereen overzichtelijk.

#3. Bijlagen toevoegen

Maakt u gebruik van bijlagen, zoals verslagen van eerdere vergaderingen of een volmachtformulier? Voeg die dan bij de agenda.

#4. Geen mogelijkheid tot afmelding

Geef duidelijk aan hoe een lid kan melden dat hij/zij niet aanwezig kan zijn. Daarmee krijgt u een overzicht van het aantal aanwezige leden.

#5. Digitaal uitnodigen zonder toestemming

Een oproep van de vergadering via de e-mail is toegestaan. U dient hierbij wel rekening te houden met voorwaarden

1. Leden moeten toestemming geven.
2. De VvE moet duidelijk maken dat het e-mailadres alleen wordt gebruikt voor het versturen van de uitnodiging voor de vergadering.