Drie volmachten bleven in de postbus liggen: VvE-besluit over enkel glas is nietig

De vereniging van eigenaars van een flatgebouw wilde dat bewoners met enkel glas hun kozijnen voortaan zelf vervangen. Ineke, een fictieve naam, liet dat besluit toetsen door de kantonrechter. Die verklaart alle besluiten van die vergadering nietig. De doorslag geeft een telling: er waren te weinig stemmen vertegenwoordigd, onder meer omdat drie volmachten pas na afloop boven water kwamen.

Ramen, een dakrand en zeven jaar de tijd

Het gaat om een flat met 42 appartementen. De eigenaren vormen samen een vereniging van eigenaars, kortweg VvE. Die regelt onder meer het onderhoud van alles wat de bewoners gezamenlijk bezitten.

Op de ledenvergadering van 9 december 2025 neemt de VvE drie besluiten. Kozijnen met enkel glas gaan niet meer mee in de volgende grote onderhoudsbeurt, die over zeven jaar gepland staat. Eigenaren met zulke kozijnen moeten die binnen zeven jaar zelf vernieuwen. Daarnaast wordt de dakrand vervangen voordat het dak wordt gerenoveerd.

Ineke legt de besluiten op 9 januari 2026 voor aan de kantonrechter, met hulp van haar rechtsbijstandsverzekeraar. Omdat haar verzoek binnen een maand na de vergadering binnenkwam, neemt de rechter het in behandeling.

Regels uit 1973, met bedragen in guldens

Wat een VvE mag besluiten, staat in de splitsingsakte. Dat is de notariële akte waarmee een gebouw in afzonderlijke appartementen is verdeeld. Voor deze flat dateert die akte van 22 mei 1973. Daarin is een standaardreglement uit datzelfde jaar van toepassing verklaard.

Dat reglement stelt strengere eisen aan besluiten over meer dan 2.000 gulden, omgerekend € 907,56. Dan moet driekwart van de uitgebrachte stemmen vóór zijn. Bovendien moeten eigenaren met samen minstens tweederde van alle stemmen aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Zo’n minimum heet een quorum. Volgens de kantonrechter staat vast dat de besluiten boven die drempel uitkomen.

Drie volmachten in de postbus

Elk appartement heeft één stem, dus er zijn er 42. Voor een geldig besluit moesten minstens 28 stemmen vertegenwoordigd zijn. Op de vergadering waren 22 stemgerechtigden aanwezig. Daarnaast hadden eigenaren zes blanco volmachten afgegeven: schriftelijke machtigingen waarmee een ander namens hen kan stemmen.

Drie van die volmachten lagen volgens het bestuur in de postbus van de VvE en kwamen pas na de vergadering binnen. De kantonrechter is daar duidelijk over: volmachten die achteraf binnenkomen, tellen niet mee. Daarmee kwam de vergadering uit op 25 stemmen, ofwel 59,5 procent. Dat is te weinig.

De besluiten zijn daarom nietig. Dat betekent dat ze juridisch worden behandeld alsof ze nooit geldig zijn genomen. Dat geldt ook voor het besluit over de dakrand.

Foto ter illustratie. Beelden zijn AI-gegenereerd

Mag de VvE de kozijnen bij de eigenaren neerleggen?

Daarmee was de zaak beslist. Toch gaat de kantonrechter ook in op de inhoud, ‘ten overvloede’, zoals dat heet. Dat is extra uitleg die niet nodig is voor de beslissing. Volgens de beschikking doet de rechter dat om verdere geschillen en procedures te helpen voorkomen.

Volgens het reglement uit 1973 horen de buitengevels, inclusief de raamkozijnen, tot de gemeenschappelijke delen van het gebouw. De kosten van normaal onderhoud en noodzakelijke vernieuwing daarvan zijn voor alle eigenaren samen. Een besluit dat sommige eigenaren uitsluit van dat onderhoud, of hen verplicht een gemeenschappelijk deel zelf te vervangen, is daarmee in strijd. Ook als het quorum wél was gehaald, had de rechter de besluiten dus kunnen vernietigen.

Begrip voor buren die al dubbel glas hebben

De VvE wees erop dat veel eigenaren al op eigen kosten dubbel of driedubbel glas en kunststof kozijnen hebben laten plaatsen. De kantonrechter toont daar begrip voor. Die investeringen verbeteren naar verwachting de isolatie en komen zo het hele gebouw ten goede. Het is voorstelbaar dat deze eigenaren graag zien dat de rest hun voorbeeld volgt.

Maar ook dan moet een besluit passen binnen de splitsingsakte, oordeelt de rechter. Wie die regels wil veranderen, heeft een nieuwe notariële akte nodig en vergaande medewerking van de eigenaren. De VvE stelde verder dat er veel houtrot in Inekes kozijnen zit. Die bewering was volgens de rechter niet onderbouwd en is evenmin een reden om van het reglement af te wijken.

Wat betekent de uitspraak?

De besluiten van 9 december 2025 zijn van tafel. Normaal had de VvE als partij die ongelijk krijgt de proceskosten moeten betalen. Tijdens de zitting spraken beide partijen echter af dat ieder de eigen kosten draagt, en zo besliste de rechter ook. Of de VvE in hoger beroep gaat, is niet bekend.

In deze zaak gaven twee dingen de doorslag: een telling op de vergadering en een reglement van ruim vijftig jaar oud. Andere gebouwen kunnen andere regels hebben. Wie een stem per volmacht laat uitbrengen, doet er in elk geval goed aan die op tijd te bezorgen. En wie wil weten wat de eigen VvE wel en niet mag besluiten, begint bij de splitsingsakte.

Bron: Rechtbank Midden-Nederland (kantonrechter, zittingsplaats Utrecht), beschikking van 13 oktober 2026, ECLI:NL:RBMNE:2026:7425. Lees de volledige uitspraak hier.

De naam van de particuliere betrokkene in dit artikel is fictief. Het verhaal is gebaseerd op de gepubliceerde uitspraak.