Als u lid bent van een VvE, deelt u het gebouw met meerdere appartementseigenaars en/of huurders. U moet het eens worden met de andere eigenaars en verhuurders over de maatregelen om het gebouw en de appartementen te verduurzamen. Voor de belangrijkste zaken zoals het onderhoud is vaak een gewone (volstrekte) meerderheid van stemmen voldoende. Voor het verduurzamen gelden andere regels. Verdiep u daarom goed in de regels, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. In deze paragraaf stippen we de belangrijkste punten aan.
Omdat duurzaamheid buiten het reguliere onderhoud valt, hebt u een gekwalificeerde meerderheid van stemmen nodig. Welke meerderheid dat is, staat in de splitsingsakte. In de meeste gevallen gaat het om twee derde of driekwart van de aanwezigen. De precieze verhouding kunt u vinden in de Checklist reglementen (aan het eind van dit hoofdstuk) of in de splitsingsakte van uw VvE. Daar komt bij dat een minimumaantal stemmen bij de vergadering aanwezig moet zijn. Dit heet het quorum. Zijn er niet genoeg stemmen aanwezig (in persoon of bij volmacht), dan kunt u geen besluiten nemen. U kunt dan binnen een vastgestelde termijn een tweede vergadering uitschrijven.
De tweede vergadering moet worden gehouden niet vroeger dan twee en niet later dan zes weken na de eerste vergadering. In de uitnodiging moet staan dat het een zogenaamde tweede vergadering betreft. In die vergadering is geen quorum nodig en kunnen besluiten worden genomen met de gekwalificeerde meerderheid.
Ons advies is: schrijf geen tweede vergadering uit om met een kleine groep het besluit door te drukken. Het is belangrijk dat zoveel mogelijk mensen zich uitspreken. Schrijf daarom liever opnieuw een eerste vergadering uit. Dan bent u er zeker van dat er voldoende draagvlak is voor het voorstel.
Schriftelijke vergadering
Ook kunt u kiezen om de vergadering volledig schriftelijk te houden. Dat is zelden haalbaar omdat de meeste splitsingsakten vereisen dat alle eigenaars dan hun stem uitbrengen en vóór het voorstel stemmen.
Lopende afspraken
Het is belangrijk om alle feiten goed op een rijtje te hebben: welke afspraken zijn er gemaakt over het onderhoud en het gebruik van de gezamenlijke ruimten? Wat wordt be-schouwd als gezamenlijk en wat als privé, enzovoort. Pas als alle feiten bekend zijn, is het mogelijk om een goed voorstel te formuleren. Kijk hiervoor in eerste plaats naar de split-singsakte. En vervolgens naar de besluiten die genomen zijn door de ALV.
Rechtsgeldige vergadering
U dient de bijeenkomst tijdig en volgens de regels aan te kondigen. Als u dat niet volgens de regels doet, kunnen besluiten achteraf worden vernietigd. Zo moet u de uitnodiging voor de ledenvergadering ruim van tevoren versturen aan alle leden van de VvE. In de meeste reglementen geldt een minimumtermijn van 15 dagen, de datum van de oproep en de ledenvergadering niet meegeteld. Deze termijn komt daarmee in de praktijk uit op 17 dagen.
Wat staat er in de uitnodiging?
• De formele uitnodiging met daarin datum, tijd en locatie van de bijeenkomst.
• Een agenda. Voor de ALV geldt dat deze de volgende onderwerpen bevat: aanstellen voorzitter en notulist, tekenen presentielijst, bespreken en goedkeuren van de financiële jaarstukken, onderwerpen/agendapunten en rondvraag.
• Een machtigingsformulier voor leden die niet kunnen komen en toch hun stem willen uitbrengen (als dit is toegestaan volgens de splitsingsakte).
Hieronder vindt u enkele voorbeelden van uitnodigingen.
Aanwezigen
Elke ledenvergadering begint met het vaststellen of er voldoende stemmen aanwezig/vertegenwoordigd zijn. Alle aanwezige stemgerechtigden zijn verplicht een presentielijst te tekenen. Een gevolmachtigde tekent de presentielijst namens de volmachtgever. Deze presentielijst is bepalend voor het quorum. Bij het begin van de vergadering wordt het aantal stemmen geteld. Het totaal aantal uit te brengen stemmen en het aantal stemmen dat iedere eigenaar kan uitbrengen wordt in de splitsingsakte bepaald.
Stemmen
De splitsingsaktes en de (model)reglementen van splitsing bevatten informatie en regels over het stemmen, de stemverhoudingen en het vereiste quorum. Ook is geregeld op welke wijze een tweede vergadering rechtsgeldig moet worden uitgeschreven.
Raadpleeg altijd uw splitsingsakte. Verderop in dit hoofdstuk vindt u de Checklist Reglementen. Hierin kunt u zien welk reglement van toepassing is voor uw VvE.
Volmachten
Als leden verhinderd zijn, kunnen zij (soms) een volmacht afgeven aan het bestuur of aan andere leden. Kijk hiervoor in de splitsingsakte wat hierover geschreven is. In de meeste reglementen is opgenomen dat volmachten zijn toegestaan. De modelreglementen 2006 en 2017 maken een uitzondering voor bestuurders: zij mogen niet als gevolmachtigde optreden.
Hoofd- en ondersplitsing
Voor het stemmen met een hoofd- en ondersplitsing gelden aparte regels. Dit kan op twee manieren: via het districtenstelsel of via het evenredigheidsstelsel. Volgens het districtenstelsel worden bij een meerderheidsbesluit in de ondersplitsing alle stemmen van de onder-splitsing in de hoofdsplitsing als vóórstem uitgebracht. Met andere woorden: als de helft plus 1 van de stemmen in de ondersplitsing vóór een besluit is, worden in de hoofsplitsing alle stemmen van de betreffende ondersplitsing vóór dat besluit uitgebracht. In het evenredigheidsstelsel is dat niet zo. Daar blijft de stemverhouding uit de ondersplitsing gehandhaafd. Ga vooraf goed na welke besluitvorming van toepassing is op uw VvE.
Ga verder naar: Verkenning: De juiste mensen
