Projectcommunicatie

Communicatie is belangrijk om een project tot een succes te maken. Dat weten we allemaal, en toch gaat het nogal eens fout. Dat komt onder andere doordat er veel valkuilen zijn. In dit hoofdstuk willen we u helpen om die te vermijden. U krijgt ook tips en middelen om de communicatie te verbeteren.

Wat gaat er zoal mis? Zomaar een paar voorbeelden:

• De commissie verstuurt steeds digitale nieuwsbrieven, die door de helft van de bewoners niet gelezen worden.
• Er gaat een mooie nieuwsbrief naar de bewoners, dus iedereen is helemaal op de hoogte. Helaas! U moet een boodschap meerdere keren vertellen, op verschillende manieren en via verschillende kanalen. Dus niet alleen op papier, maar ook persoonlijk, in een mail en tijdens een bijeenkomst.
• Voor de besluitvorming op de ledenvergadering worden er stukken rondgestuurd vol met jargon. Die informatie is voor veel mensen onleesbaar omdat er allerlei technische termen in staan. De stukken moeten ook prettig leesbaar zijn, zodat de lezer er snel doorheen gaat – en daarna het gevoel heeft dat hij het helemaal begrijpt.
• Efficiëntie is niet hetzelfde als effectiviteit. Wat voor u misschien de makkelijkste vorm van communiceren is, is lang niet altijd de beste manier. U wilt het liefst een mail versturen, maar de doelgroep wil misschien liever bijkletsen met een kop koffie.

Hoe moet het dan wel?

Communiceren is iets anders dan informeren. Het begint allemaal met luisteren. Zorg dat mensen zich gehoord voelen. Dat ze hun zorgen en vragen kwijt kunnen en reageer daar goed op. Ook als er nog veel onzeker is.

Aandachtspunten

• De communicatie is geen sluitstuk, maar een essentieel onderdeel van het proces. Het kost tijd en moeite om dit goed te doen. Houd daar dus van begin af aan rekening mee, en vraag iemand om ‘mee te lezen’ vóór het document naar de doelgroep gaat.
• Zorg voor herkenbaarheid, bijvoorbeeld door een tekening boven het document, die een beeld geeft van het project.
• Stuur nieuwsbrieven op papier, die blijven op tafel liggen en worden veel beter gelezen dan een e-mail.
• Zorg voor aansprekende plaatjes, afbeeldingen, maquettes en filmpjes. Gebruik citaten en foto’s van mensen. Dat zorgt vaak voor enthousiasme en/of goede ideeën.
• Geef voorbeelden van geslaagde projecten.
• Vat ingewikkelde dingen samen in normale taal.
• Mensen houden van voorspelbaarheid. Informeer hen daarom liefst op vaste momenten en met een vaste inhoud (stramien).
• Wees eerlijk. Er gaat altijd wat mis. Probeer dat niet te verbloemen, maar wees open over fouten en geef aan hoe u ze wilt oplossen.
• Hoe interactiever hoe beter. Denk aan bijeenkomsten, persoonlijke bezoeken, e-mail, Whats-app of een besloten Facebook-groep.

Volg het stappenplan

Met een goede communicatie zorgt u voor draagvlak en versnelt u het proces. Maar hoe doet u dat? Allereerst door duidelijk te krijgen met wie u te maken hebt. Wie wonen er in het gebouw? Zie hiervoor het hoofdstuk ‘Mensenkennis’. Ten tweede door gestructureerd met alle betrokkenen te communiceren. Het beste maakt u hiervoor een communicatieplan; zie het voorbeeld hieronder. Ten derde door goed aan te sluiten bij het stappenplan dat u hier vindt.

• Het stappenplan (1 t/m 5)

  Stap 1: enthousiasmeren.

  In het begin van het traject onderzoekt u de stand van zaken binnen de VvE. Wat wil iedereen? U kijkt ook naar mogelijke bezwaren. Sommige obstakels kunt u direct wegnemen, andere gaandeweg. Tot slot zijn er ook nog belemmeringen waarvoor u een compromis zult moeten sluiten. Het is goed om deze zaken vooraf al in kaart te brengen.
  In Stap 1 wilt u vooral veel energie genereren, mensen stimuleren om mee te denken en te dromen over de toekomst. Dit betekent dat u met veel enthousiasme communiceert, waarbij u de deuren zo wijd mogelijk openzet. U inspireert met mooie vergezichten.

  Stap 2: verkennen.

  U maakt ruimte voor de inhoud: wat voor mogelijkheden zijn er om het gebouw te verduurzamen. Sommige wensen blijken niet haalbaar, andere (onvoorziene) mogelijkheden komen naar voren. Hierbij wordt de communicatie al wat zakelijker, met meer en ‘hardere’ informatie en feiten.
  Idee: het helpt om concrete voorbeelden te laten zien. U kunt bijvoorbeeld een excursie houden naar een andere VvE-complex dat veel overeenkomsten heeft met uw gebouw, of naar het Informatiecentrum Duurzaam en Comfortabel Wonen in Rotterdam.

  Stap 3: voortgang laten zien.

  De plannen worden verder onderzocht. Dit kost meestal veel tijd. Het risico is dat de interesse wegvloeit bij de mensen. Door hen regelmatig te informeren (ook over ogenschijnlijk minder belangrijke zaken) houdt u hen betrokken. Zo kunt u ook regelmatig ideeën ophalen bij de bewoners, bijvoorbeeld door voorstellen van de architect of de energieadviseur te toetsen.
  In deze fase wordt de communicatie wat zakelijker. Het gaat steeds meer om cijfers en financiën. Deze informatie is nodig om een weloverwogen keuze te maken.
  Idee: zorg voor een stroom van kleine berichten, in plaats van één grote nieuwsbrief.

  Stap 4: concreet maken.

  De plannen worden concreet en u wilt ze aanbesteden. Hiervoor hebt u de officiële instemming nodig van de bewoners. Uw communicatie moet zo concreet mogelijk worden. Zo weet straks iedereen waar hij/zij aan toe is. Dit is het belangrijkste moment in het project: de eigenaars krijgen een definitief voorstel om het gebouw te verduurzamen. Hierbij houdt u rekening met feiten, maar ook met emoties. U zorgt ervoor dat iedereen gehoord wordt en dat alle vragen goed beantwoord worden.
  Idee: laat de bewoners uitgewerkte plannen, tekening of maquettes zien, zodat ze zich (letterlijk) een beeld kunnen vormen.

  Stap 5: verwachtingen managen.

  U richt zich op (de start van) de verbouwing. U informeert de mensen over de voortgang. Wat kunnen ze verwachten? Moeten ze ook iets doen? Of ergens rekening mee houden? Hoe ziet de planning eruit? In deze fase is het belangrijk om tegenvallers goed voor het voetlicht te brengen, liefst ook met de mogelijke oplossingen.
  Idee: markeer de aftrap van de verbouwing met een bijeenkomst waarin het verbouwingsplan in detail wordt uitgelegd.

  Tot slot: de oplevering. Idee:

  vier het succes met een opleveringsfeest.

Besluitvorming

Na elke stap is er een ledenvergadering waarin besloten wordt om door te gaan (of om te stoppen). Let op dat u mensen niet overvoert met informatie. Zorg voor samenvattingen. De achterliggende documenten en (advies)rapporten stelt u natuurlijk ook beschikbaar, maar u hoeft ze niet mee te sturen. Over de besluitvorming leest u meer in het hoofdstuk ‘Juridische zaken’.

Tip: Gebruik de ledenvergadering in de eerste plaats om besluiten te nemen
Zorg dat de discussie voorafgaand aan de ledengadering plaatsvindt. Informeer de leden vooraf, zowel schriftelijk als mondeling (bijvoorbeeld met een informatiebijeenkomst). Haal alle vragen en ideeën op en geef antwoord voordat de besluitvorming plaatsvindt.

Hulpmiddel: Basis Communicatieplan Ga verder naar: Juridische zaken